Erhöhen Sie Ihre Inhalte mithilfe von Copilot in Word

  • 5 Minuten

In dieser Lerneinheit geht es darum, wie Sie Ihr Dokument mithilfe von Copilot in Word verfeinern und fertigstellen. Sie schreiben Inhalte um, strukturieren Informationen neu, überprüfen Vorschläge und verwenden Copilot, um Ihr Dokument zu analysieren und zusammenzufassen. Außerdem verwenden Sie den Formulierungscoach-Agent als letzten Überprüfungsschritt vor der Freigabe.

Text neu schreiben

Wenn Sie einen Abschnitt Ihres Dokuments neu schreiben möchten, markieren Sie den Text, den Sie ändern möchten, und wählen Sie dann im angezeigten Kontextmenü Copilot bearbeiten aus. Wählen Sie im Menü Auto Rewrite (Auto Rewrite) aus.

Copilot generiert mehrere alternative Versionen des ausgewählten Texts. Verwenden Sie die Pfeile, um durch die Optionen zu navigieren, und dann:

  • Wählen Sie Ersetzen aus, um den aktuellen Text durch die neu geschriebene Version zu ersetzen.
  • Wählen Sie unten Einfügen aus, um sowohl das Original als auch das Neuschreiben im Dokument beizubehalten.
  • Wählen Sie Erneut generieren aus , um einen neuen Satz von Vorschlägen zu erhalten.

Geben Sie eine Eingabeaufforderung in das Feld Zum Verfassen ein, bevor Sie Ersetzen auswählen, um die Neuschreibung genauer anzuordnen. Zum Beispiel:

Schreiben Sie diesen Absatz um, um ihn formaler zu gestalten und die Bedeutung des Projekts Zeitleiste hervorzuheben.

Sie können auch direkt in das Vorschlagsfeld eingeben, um den generierten Text anzupassen, bevor Sie ihn akzeptieren.

Visualisieren als Tabelle

Text ist oft einfacher als Tabelle zu überprüfen. So konvertieren Sie einen Abschnitt:

  1. Markieren Sie den Text, den Sie konvertieren möchten.
  2. Öffnen Sie Copilot.
  3. Eingabeaufforderung: Konvertieren Sie diesen Text in eine Tabelle. Fügen Sie der Eingabeaufforderung Details hinzu, damit Ihre Tabelle das gewünschte Format erfüllt, nach dem Sie suchen.
  4. Um die Tabelle anzupassen, geben Sie zusätzliche Eingabeaufforderungen ein. Beispiel: Fügen Sie eine leere dritte Spalte zur Vervollständigung status hinzu.

Bestimmte Eingabeaufforderungen bieten Ihnen mehr Kontrolle über die Ausgabe:

  • Konvertieren Sie diese Liste in eine Tabelle mit zwei Spalten: Element und Beschreibung.
  • Erstellen Sie eine Tabelle mit Spalten für Datum, Aufgabe und Status.
  • Wandeln Sie diese Aufzählung in eine Tabelle mit Spalten für Kategorie und Details um.

Chatten mit Copilot über Ihr Dokument

Der Copilot-Bereich unterstützt Fragen zum Dokument, mit dem Sie arbeiten. Sie können diese Fragen entweder im Modus Bearbeitung zulassen oder nur chatten stellen.

Fragen zum Dokument stellen

Verwenden Sie den Copilot-Bereich, um eine schnelle Ansicht des Dokuments zu erhalten oder nach bestimmten Inhalten zu suchen:

  • Fassen Sie dieses Dokument zusammen.
  • Was sind die Aktionselemente in diesem Dokument?
  • Enthält dieses Dokument einen Handlungsaufruf?

Copilot enthält Zitate, die zeigen, woher Informationen abgerufen wurden.

Alle offenen Fragen stellen

Sie können auch Fragen stellen, die über das Dokument hinausgehen. Wenn die Antwort nicht im Inhalt enthalten ist, generiert Copilot eine Antwort mit allgemeinem Wissen anstelle ihres Dokuments.

Wichtig

In diesem Fall enthält die Antwort keine Zitate, sodass Sie sie möglicherweise überprüfen und anpassen müssen, bevor Sie sie Ihrem Dokument hinzufügen.

Zum Beispiel:

  • Wie kann ich dieses Dokument überarbeiten, um es für ein technisches Publikum besser geeignet zu machen?
  • Was ist die Standardstruktur für eine Zusammenfassung der Geschäftsleitung?

Kopieren Sie nützliche Antworten aus dem Bereich, und fügen Sie sie direkt in das Dokument ein.

Zusammenfassen ihres Dokuments

Wenn Sie ein in OneDrive oder SharePoint gespeichertes Dokument öffnen, generiert Copilot möglicherweise automatisch oben im Dokument eine Zusammenfassung. Wählen Sie Mehr anzeigen aus, um sie zu erweitern.

Wählen Sie Detaillierte Zusammenfassung für weitere Kontexte anzeigen aus, oder wählen Sie aus den anderen vorgeschlagenen Eingabeaufforderungen aus, um weitere Informationen zu erhalten.

Manuelles Anfordern einer Zusammenfassung

Wenn eine Zusammenfassung nicht automatisch angezeigt wird, öffnen Sie den Bereich Copilot, und geben Sie eine Eingabeaufforderung ein, z. B.:

Fassen Sie dieses Dokument zusammen. Schließen Sie Schlüsselpunkte und Aktionselemente in eine Tabelle ein.

Generieren einer Zusammenfassung beim Freigeben

Wenn Sie ein unverschlüsseltes Dokument freigeben, wählen Sie Freigeben und dann das Copilot-Symbol im Feld Nachricht hinzufügen aus. Copilot generiert eine Zusammenfassung, die in die Freigabebenachrichtigung eingeschlossen werden soll.

Screenshot des Meldungsfelds, das in Word angezeigt wird, wenn Sie ein Dokument freigeben. Das Copilot-Symbol befindet sich im Meldungsfeld.

Verwenden des Formulierungscoach-Agents

Formulierungscoach ist ein vordefinierter Microsoft 365 Copilot Agent, der Feedback zur Schreibqualität mit Schwerpunkt auf Klarheit, Kohärenz, Grammatik, Ton und Zielgruppenadressierung bereitstellt. Verwenden Sie diesen Agent als letzten Überprüfungsschritt, nachdem Sie Ihr Dokument bearbeitet haben.

Access Formulierungscoach

Formulierungscoach ist in Microsoft 365 Copilot Chat verfügbar. So öffnen Sie sie:

  1. Öffnen Sie die Microsoft 365 Copilot-App oder Copilot Chat in Microsoft Teams.
  2. Wählen Sie im Bereich Agentsdie Option Formulierungscoach aus. Wenn sie nicht aufgeführt ist, wählen Sie Alle Agents aus, um sie zu suchen und zu installieren.

Hinweis

Die Verfügbarkeit hängt von der Microsoft 365 Copilot Lizenz- und Agentkonfiguration Ihres organization ab. Ihr Administrator kann auch Formulierungscoach so konfigurieren, dass direkt aus Word zugegriffen werden kann. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn sie nicht angezeigt wird.

Aufforderung zur Eingabe von Feedback

Fügen Sie den Text, den Sie überprüfen möchten, in den Chat ein, und stellen Sie dann eine fokussierte Frage pro Nachricht. Formulierungscoach antwortet am besten auf eine Frage gleichzeitig. Das Kombinieren mehrerer Anforderungen in einer einzigen Eingabeaufforderung führt zu weniger spezifischem Feedback.

Beispiel-Prompts:

  • Überprüfen Sie diesen Absatz auf Klarheit und Kohärenz: [Text einfügen]
  • Vorschlagen Sie Möglichkeiten, diese Zusammenfassung für ein nicht technisches Publikum besser geeignet zu machen: [Text einfügen]
  • Identifizieren Sie alle Tonprobleme im folgenden Abschnitt, und schlagen Sie Korrekturen vor: [Text einfügen]
  • Wie kann ich die Struktur dieser Schlussfolgerung verbessern? [Text einfügen]

Nachdem Sie das Feedback überprüft haben, wenden Sie die Änderungen direkt in Ihrem Word Dokument an. Anschließend können Sie den überarbeiteten Text wieder in Formulierungscoach einfügen, um zu bestätigen, dass die Updates das ursprüngliche Feedback berücksichtigen.

Begrenzungen

Beachten Sie bei der Verwendung von Formulierungscoach die folgenden Überlegungen:

  • Eine Frage nach der anderen: Stellen Sie eine fokussierte Frage pro Eingabeaufforderung. Zusammengesetzte oder mehrteilige Fragen geben weniger nützliches Feedback zurück.
  • KI-Genauigkeit: Formulierungscoach verwendet generative KI und kann Fehler machen. Überprüfen Sie alle Vorschläge, bevor Sie sie anwenden, insbesondere in regulierten oder wichtigen Dokumenten wie finanziellen, rechtlichen oder medizinischen Inhalten.
  • Vertrauliche Informationen: Inhalte, die Sie in den Agent einfügen, unterliegen den Datenschutzrichtlinien Ihrer organization. Vermeiden Sie das Einfügen von persönlichen oder vertraulichen Daten, es sei denn, Ihr organization hat dieser Verwendung zugestimmt.
  • Sprachunterstützung: Formulierungscoach unterstützt die in Microsoft 365 Copilot verfügbaren Sprachen. Die aktuelle Liste finden Sie unter Unterstützte Sprachen für Microsoft 365 Copilot.