Grundlegende Ausgabeneinträge

Sie können Ihre Ausgaben erfassen, um sie dem Genehmigenden vorzulegen:

1. Wechseln Sie zu Ausgaben, und wählen Sie dann Neu aus.
2. Geben Sie auf der Seite Neue Ausgaben die erforderlichen Ausgabeninformationen ein, und wählen Sie dann Speichern aus.

Grundlegende Ausgaben übermitteln

Nachdem Sie Ihre Ausgaben erfasst haben und bereit sind, sie genehmigen zu lassen, müssen Sie sie einreichen.

1. Wechseln Sie zu Ausgaben, und wählen Sie einzelne Ausgaben aus. Alternativ können Sie auch alle Ausgaben auswählen, indem Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile verwenden.
2. Wählen Sie Übermitteln aus. Das System verarbeitet die ausgewählten Einträge und erstellt dann Ausgabengenehmigungsanforderungen.

Anlage hinzufügen

Möglicherweise müssen Sie dem Genehmigenden zusätzliche Unterlagen zu Ihren Ausgaben vorlegen. Sie können einen Beleg in der Zeitleiste der Ausgabenbuchung anhängen. Wählen Sie Bearbeiten im Bereich Zeitskala und dann das Büroklammersymbol aus, um Ihren Beleg anzuhängen.

Ausgaben zurückrufen

Wenn Sie versehentlich Ausgaben einreichen, können Sie diese zurückrufen. Die Zeit, die erforderlich ist, um eine Ausgabenabrechnung zurückzurufen, hängt von der Genehmigungsphase ab. Wenn der Genehmigende den Eintrag noch nicht genehmigt hat, kann der Rückruf sofort erfolgen. Wenn der Eintrag jedoch bereits genehmigt wurde, wird der Genehmigende gebeten, den Rückruf zu genehmigen und die Transaktionen rückgängig zu machen.

1. Wählen Sie Ausgaben und dann in der Liste der Ausgaben die Ausgaben zum Zurückrufen aus.
2. Wählen Sie Rückruf aus. Wenn die Ausgabenerfassung noch nicht genehmigt wurde, ruft das System sie sofort zurück. Wenn die Ausgabenbuchung bereits genehmigt wurde, wird eine Rückrufanforderung erstellt, um den Genehmigenden darüber zu informieren, dass Sie die Ausgaben stornieren möchten. Der Genehmigende bestätigt dann, dass die Stornierung durchgeführt werden kann, und der Eintrag wird zurückgegeben.

Grundlegende Ausgaben löschen

Ausgaben, die noch nicht übermittelt wurden, können gelöscht werden. Um bereits eingereichte Ausgaben zu löschen, müssen Sie sie zunächst zurückrufen.

Genehmigung

Abhängig von den Richtlinien zur Ausgabengenehmigung Ihres Unternehmens muss möglicherweise mehr als eine Person eine eingereichte Ausgabenabrechnung genehmigen. Wenn Sie den Workflowprozess für die Genehmigung von Ausgabenabrechnungen einrichten, können Sie Workflowelemente hinzufügen, die Aufgaben oder Schritte für einen oder mehrere Genehmiger von Ausgabenabrechnungen enthalten.

Beispielsweise können Sie verlangen, dass alle Ausgabenabrechnungen von zwei verschiedenen Personen genehmigt werden, dem Manager des Mitarbeiters, der den Bericht eingereicht hat, und dem Kreditorenkontenkoordinator.

Wenn Sie mehrere Genehmiger für Ausgabenabrechnungen benötigen, können Sie die Workflowelemente auf eine der folgenden Arten hinzufügen:

• Fügen Sie ein Genehmigungselement mit einem Schritt hinzu. Für den Schritt kann beispielsweise erforderlich sein, dass eine Ausgabenabrechnung einer Benutzergruppe zugewiesen und von 50 Prozent der Mitglieder der Benutzergruppe genehmigt wird.

• Fügen Sie ein Genehmigungselement mit mehreren Schritten hinzu. Das Genehmigungselement kann beispielsweise die folgenden Schritte ausführen:

  1. Der Manager des Mitarbeiters, der die Ausgabenabrechnung eingereicht hat, genehmigt sie.

  2. Der Kreditorenbuchhalter überprüft die Belege und die Ausgabenabrechnungsposten.

  3. Der Budgetbesitzer genehmigt die Ausgabenabrechnung.

• Fügen Sie mehrere Genehmigungselemente hinzu, von denen jedes einen Schritt hat. Beispielsweise können Sie für jeden der folgenden Schritte ein separates Genehmigungselement hinzufügen:

  1. Der Manager des Mitarbeiters genehmigt den Ausgabenbericht.

  2. Der Budgetbesitzer genehmigt den Ausgabenbericht.