Einen Budgetregister-Workflow implementieren
Das Budgetregister ist ein Beleg, der das genehmigte Budget für eine juristische Person verwaltet und aus Budgetkontoeintragspositionen besteht, die Informationen zu Finanzdimensionen, Daten und den genehmigten Budgetbetrag enthalten. Bevor Sie das Budgetregister eingeben, sollten auch Budgetcodes, Budgetmodelle, Wechselkurse und Nummernkreise eingerichtet werden. Um den Genehmigungsprozess des Budgetregisters einzurichten, sollten Sie auch den Workflow einrichten.
Es stehen Ihnen mehrere Methoden zur Verfügung, um Budgeterfassungseinträge zu erstellen:
Geben Sie die Dokumentinformationen manuell auf der Seite Budgeterfassungseinträge ein.
Verwenden Sie die Microsoft Excel-Vorlage, die Sie durch Auswahl der Schaltfläche In Excel öffnen auf der Seite Budgetregistereinträge öffnen können.
Verwenden Sie die Datenentität Budgetkontoeinträge in der Datenverwaltung zum Importieren von Budgetregistereinträgen. Ziehen Sie in Betracht, diese Methode zu verwenden und den Parameter Auf Sätzen basierende Verarbeitung einzuschalten, wenn Sie viele Budgetkonteneinträge in das System importieren müssen.
Verwenden Sie den periodischen ProzessBudgetregistereintrag erstellen, wenn das Unternehmen die Budgetplanungsfunktion zur Vorbereitung von Budgetdaten verwendet.
Der Budgeterfassungseintrag-Workflowprozess befolgt das standardmäßige Workflow-Framework.
Sie müssen den Workflow über die Seite Budgetierungsworkflows unter Einrichtung > Grundlegende Budgetierung im Modul Budgetierung einrichten.
Wenn Sie die Schaltfläche Neu auswählen, wird ein Dialogformular mit budgetbezogenen Workflowtypen angezeigt. Wählen Sie Budgeterfassungseintrag-Workflow aus der Liste der Workflowtypen aus. Der Workflow-Client wird ausgefüllt, nachdem er mit den Anmeldeinformationen Ihrer Finanz‑ und Betriebs-Apps authentifiziert wurde.
Wählen Sie über den Bereich Workflowelemente die Option Budgetregistereintragskomponente genehmigen aus, ziehen Sie sie in den Workflowbereich und verbinden Sie sich mit dem Konnektor Start und Ende.
Wählen Sie das Workflowelement Budgetregistereintrag genehmigen und dann im Aktionsbereich die Schaltfläche Ebene nach oben aus.
Wählen Sie das Workflowelement Schritt 1 aus.
Wählen Sie im Aktionsbereich die Schaltfläche Zuweisung aus. Das Dialogfeld der Eigenschaft mit der Registerkarte Zuweisung sollte geöffnet werden. Diese Eigenschaft hilft Ihnen, die genehmigende Person zu definieren. Es sind vier primäre Zuweisungstypen verfügbar:
Benutzer – Wenn Sie diesen Typ auswählen, wird die Liste der Benutzer auf der folgenden Registerkarte angezeigt. Sie können die spezifischen Benutzer auswählen, denen Sie die Berechtigung zum Genehmigen erteilen möchten.
Workflowbenutzer – Wenn Sie diesen Typ auswählen, haben Sie die Option, die dem Workflow zugeordneten Benutzer als genehmigende Personen festzulegen. Sie können zum Beispiel den Eigentümer des Workflows als Genehmiger und den Ersteller des Workflows als endgültigen Genehmiger zuweisen.
Hierarchie – Sie können aus zwei Arten von hierarchiebasierter Zuweisung für den Workflow, Führungs‑ und Konfigurationshierarchie auswählen. In der Führungshierarchie wird der Workflow basierend auf der Berichtshierarchie der Mitarbeiter in der Organisation gesteuert. Sie funktioniert auf der Grundlage der Berichtspositionen der Mitarbeiter. In der Konfigurationshierarchie können Sie Ihre eigene Hierarchie basierend auf der Positionshierarchie definieren und dann an den Workflow anhängen.
Teilnehmer – Sie können mehrere Arten von Teilnehmern definieren. Sicherheitsrollenteilnehmer ermöglichen es Ihnen, die Sicherheitsrolle auszuwählen, die berechtigt sein soll, den Budgetregistereintrag zu genehmigen. Benutzergruppenteilnehmer ermöglichen es Ihnen, eine Gruppe von Benutzern anzugeben, die berechtigt sein soll, den Budgetregistereintrag zu genehmigen. Sie können die Benutzergruppen im Menü Benutzer im Modul Systemadministrator definieren.
Zudem können Sie den Budgetmanager auch als genehmigende Person für ausgewählte Budgetmanager-Teilnehmer festlegen.
Der Budgeterfassungseintrag-Workflow hat andere Workflowelemente:
Budgetsalden für Budgetregister aktualisieren – Erstellt eine automatisierte Aufgabe zur Aktualisierung von Budgetsalden. Sie können dieses Workflowelement hinter dem Element Budgetregistereintrag genehmigen platzieren.
Budgetregistereintrag prüfen – Erstellt eine Aufgabe für einen Benutzer, um die Genauigkeit eines Budgetregistereintrags zu überprüfen.
Budgetkontoeintrag-Workflow – Erstellt einen Workflow im Budgetregisterposten, um den Genehmigungsprozess für die Budgetkontoeinträge einzurichten. Um einen Workflow für den Budgetregisterposten zu erstellen, müssen Sie zunächst einen neuen Workflow vom Typ Budgetkontoeintrag-Workflow erstellen.
Sobald Sie den Budgetkontoeintrag-Workflow aktiviert haben, müssen Sie einen neuen Budgeterfassungseintrag-Workflow erstellen, der demselben Prozess folgt.
Im neuen Workflow müssen Sie das Element Budgetkontoeintrag-Workflow hinzufügen.
Richten Sie die grundlegenden Einstellungen des Budgetkontoeintrag-Workflows ein. Dort finden Sie zwei Optionen:
Einzelnen Workflow für alle Positionen aufrufen – Mit dieser Option können Sie einen einzelnen Budgetkontoeintrag-Workflow auswählen, der alle Positionen zusammen genehmigt. Sie können den Budgetkontoeintrag-Workflow auswählen, den Sie zuvor erstellt haben.
Für jede Position einen Workflow aufrufen – Mit dieser Option können Sie basierend auf Bedingungen unterschiedliche Workflows für separate Positionen festlegen. Wenn der Kontotyp beispielsweise Spesen lautet, können Sie einen Workflow angeben. Für das Konto Umsatz können Sie einen anderen Workflow definieren. Sie können den Workflow auf der Registerkarte Workflow definieren.
Sobald die Einrichtung des Workflows abgeschlossen ist, wählen Sie im unteren Teil des Workflow-Editors Speichern und Schließen aus. Das System leitet Sie zurück auf die Seite Budgetierungsworkflows von Finance, das den neu erstellten Workflow mit einer neuen Workflow-ID anzeigt.
Im Aktionsbereich der Seite Budgetierungsworkflow wählen Sie die Schaltfläche Versionen aus, die mehrere Versionen des Workflows auflistet, wenn ein Workflow vorhanden ist. Sie können die entsprechende Version aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Aktivieren aktivieren.
Wechseln Sie zur Seite Budgetcode unter Einrichtung > Grundlegende Budgetierung im Modul Budgetierung.
Wählen Sie das ursprüngliche Budget aus, und geben Sie dann den neu erstellten Workflow in die Workflowspalte der Seite Budgetcodes ein.
Öffnen Sie die Seite Budgetregistereinträge über das Modul Budgetierung, und erstellen mit Budgetcode als ursprüngliches Budget einen neuen Budgetregistereintrag. Die Schaltfläche Workflow wird dann im Aktionsbereich verfügbar, um den Workflow zu aktivieren.
Nachdem Sie den Workflow übermittelt haben, wird der Genehmigungsprozess eingeleitet.
