Übung – Einen Geschäftsprozessflow erstellen

Wir werden einen Geschäftsprozessflow erstellen, bei dem der Benutzer auswählen muss, ob ein Kontakt (Client) dem Erhalt von E-Mails zustimmt oder nicht. Wenn der Kunde dem Erhalt von E-Mails nicht zustimmt, fordert der Geschäftsprozessflow den Benutzer auf, die Telefonnummer des Kunden zu ermitteln. Wenn der Kunde dem Erhalt von E-Mails zustimmt, fordert der Geschäftsprozessflow den Benutzer auf, die E-Mail-Adresse des Kunden zu ermitteln.

Voraussetzungen

• Eine Power Apps‑ oder Power Automate‑Benutzerlizenz oder ein Dynamics 365-Lizenzplan, der Nutzungsrechte für Geschäftsprozessflows umfasst.

• Es ist hilfreich, sich mit den Lösungen auszukennen.

• In diesem Beispiel wird der Geschäftsprozessflow in der Kontotabelle in Dataverse erstellt.

• Systemadministratorrechte

Einen Geschäftsprozessflow erstellen

1. Wählen Sie im linken Navigationsbereich auf der Power Apps-Startseite die Option Lösungen aus.

2. Sollten Sie bereits eine Lösung erstellt haben, öffnen Sie diese. Folgen Sie diesen Schritten, um eine Lösung zu erstellen, wenn Sie noch keine haben.

3. Klicken Sie auf Neu > Automatisierung > Prozess > Geschäftsprozessflow, sobald die Lösung geöffnet ist.

   

4. Geben Sie für Anzeigename und NameClient Contact Types ein, und wählen Sie die Tabelle Konto und dann Erstellen aus. Jetzt sollte der Geschäftsprozessflow-Designer geöffnet werden.

   Tipp

   Um den Geschäftsprozessflow-Designer zu öffnen, müssen Sie möglicherweise Popup-Blocker deaktivieren. Sollte der Designer nicht geöffnet werden, deaktivieren Sie Werbeblocker, wechseln Sie zurück zur Lösung und klicken Sie auf „Prozesse“. Wählen Sie dann den Geschäftsprozessflow aus, den Sie erstellt haben.

5. Im Geschäftsprozessflow-Designer wird standardmäßig die erste Phase mit einem Datenschritt erstellt. Wählen Sie die Phase aus.

6. Geben Sie in der Konto-Phaseneigenschaft im rechten Bereich als Kontonummer abrufen den Anzeigenamen ein.

7. Wählen Sie für die Entität Konto und dann Anwenden aus.

   Hinweis

   Der Anzeigename wird dem Benutzer als Phasenname angezeigt.

   Sie können auch die Kategorie der Phase auswählen. Mit einer Kategorie können Sie Phasen nach einem Aktionstyp gruppieren. Dies ist nützlich für Berichte, die Zeilen nach der Phase gruppieren, in der sie sich befinden. Die Optionen für die Phasenkategorie stammen aus der globalen Auswahl Phasenkategorie. Sie können dieser globalen Auswahl wenn nötig weitere Optionen hinzufügen und die Beschriftungen der vorhandenen Optionen ändern. Die standardmäßigen globalen Auswahlmöglichkeiten für die Kategorie sind folgende:

   • Qualifizieren
   • Entwickeln
   • Vorschlagen
   • Beenden
   • Ermitteln
   • Recherchieren
   • Lösen
   • Genehmigung

8. Wählen Sie die Details der Kontophase aus, um die Phase zu öffnen, und klicken Sie dann auf Datenschritt #1.

9. Geben Sie im Bereich „Eigenschaften“ für den Datenschritt rechts die Kontonummer als Schrittname ein, und wählen Sie die Kontonummer als Datenfeld aus. Wählen Sie in der rechten unteren Ecke Übernehmen aus.

Eine weitere Phase mit einer zugehörigen Tabelle hinzufügen

1. Wählen Sie im Aktionsbereich oben links Hinzufügen und anschließend unter Flow die Option Phase hinzufügen aus. Ähnlich wie bei Datenschritten wird im Flow-Staging-Bereich ein +-Symbol angezeigt. Wählen Sie das +-Symbol neben Konto aus, um eine Phase hinzuzufügen.

   

2. Wählen Sie die Phase aus, und geben Sie Kontakt als Anzeigename ein.

3. Wählen Sie als EntitätKontakt aus.

4. Es wird ein Beziehungsfeld angezeigt. Wählen Sie für die Beziehung Unternehmensname aus.

5. Wählen Sie in der rechten unteren Ecke Übernehmen aus.

   

   Hinweis

   Im Eigenschaftenbereich wird ein Beziehungsblock angezeigt, wenn die Beziehung zwischen zwei Tabellen besteht. Sie müssen eine Beziehung eingeben, wenn die vorausgehende Phase im Prozess auf einer anderen Tabelle basiert. Beziehungen legen die Spaltenzuordnung zwischen zwei Tabellen fest, wodurch Daten automatisch zwischen Zeilen übertragen werden, wodurch die Dateneingabe minimiert wird.

6. Wählen Sie auf der Kontaktphase die Option Details aus, um die Phase zu öffnen, und klicken Sie dann auf Datenschritt #1.

7. Geben Sie im Eigenschaftenbereich rechts als AnzeigenameKeine E-Mails zulassen? ein, und wählen Sie für das Datenfeld die Option Keine E-Mails zulassen aus.

8. Wählen Sie in der rechten unteren Ecke Übernehmen aus.

Verzweigungen

Sie können einen linearen Geschäftsprozessflow erstellen, um ein einfaches Geschäftsszenario zu entwerfen. Sie müssen Verzweigungen verwenden, um einen komplexeren Geschäftsprozessfluss zu verwalten. Die Bedingung für Verzweigungen besteht aus mehreren logischen Ausdrücken, die eine Kombination der Operatoren AND/OR verwenden.

1. Klicken Sie im Aktionsbereich oben rechts auf Hinzufügen und dann auf Bedingung hinzufügen. Wählen Sie das +-Symbol rechts neben der Phase „Kontakt“ aus, um die Bedingung nach der Phase „Kontakt“ hinzuzufügen.

2. Wählen Sie die Bedingung aus. Geben Sie als Anzeigename Folgendes ein: Keine E-Mails zulassen wie Nicht zulassen.

3. Wählen Sie für das Feld Keine E-Mails zulassen aus.

4. Wählen Sie für den Operator Entspricht aus.

5. Wählen Sie für den Wert Nicht zulassen aus.

6. Wählen Sie in der rechten unteren Ecke Übernehmen aus.

Die Bedingung sieht folgendermaßen aus:

1. Wählen Sie Hinzufügen aus dem Aktionsbereich oben links aus, gefolgt von Phase hinzufügen. Und klicken Sie dann neben dem grünen Häkchen rechts neben der Bedingung auf das +-Symbol.

2. Geben Sie Kundentelefonnummer abrufen als Anzeigename ein.

3. Wählen Sie als EntitätKontakt aus.

4. Wählen Sie in der rechten unteren Ecke Übernehmen aus.

5. Wählen Sie in der Kontaktphase Details aus, und klicken Sie auf Datenschritt #1. Geben Sie Mobiltelefon als Schrittnamen ein.

6. Wählen Sie Mobiltelefon für das Datenfeld aus.

7. Wählen Sie in der rechten unteren Ecke Übernehmen aus.

8. Wählen Sie im Aktionsbereich oben links Hinzufügen und anschließend Phase hinzufügen aus. Klicken Sie dann unter dem roten x auf das +-Symbol.

   

9. Geben Sie Kunden-E-Mail abrufen als Anzeigename ein.

10. Wählen Sie als EntitätKontakt aus.

11. Wählen Sie in der rechten unteren Ecke Übernehmen aus.

12. Wählen Sie die Details der Phase Kunden-E-Mail abrufen aus, und klicken Sie dann auf Datenschritt #1.

13. Geben Sie E-Mail als Schrittnamen ein.

14. Wählen Sie E-Mail für das Datenfeld aus.

15. Wählen Sie in der rechten unteren Ecke Übernehmen aus.

16. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke Überprüfen aus. Die Meldung „Überprüfung erfolgreich“ wird angezeigt.

17. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke Aktivieren aus.

Wir haben unseren Geschäftsprozessflow erfolgreich erstellt. Als Nächstes fügen wir dies einer modellgesteuerten App hinzu.

Einer modellgesteuerten App den Geschäftsprozessflow hinzufügen

1. Wechseln Sie zu Ihrer Lösung zurück, und klicken Sie dann auf Neu ‑> App ‑> Modellgesteuerte App.

2. Geben Sie BPF App als Namen ein.

3. Wählen Sie Eine Seite hinzufügen aus.

4. Wählen Sie Dataverse-Tabelle aus.

5. Wählen Sie Vorhandene Tabelle ist bereits ausgewählt aus.

6. Wählen Sie die Tabelle Konto aus.

7. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke Veröffentlichen aus.

8. Wählen Sie Wiedergeben aus.

Neuen Geschäftsprozessflow prüfen

1. Wählen Sie Konten im linken Navigationsbereich aus.

   Hinweis

   Wenn Sie Ihren Geschäftsprozessflow im Formular nicht sehen können, wenden Sie sich an Ihren Administrator, ob der Benutzer über die erforderlichen Sicherheitsrollen zum Anzeigen und Ausführen des Geschäftsprozessflows verfügt. Ohne die richtigen Berechtigungen ist der Geschäftsprozessflow nicht sichtbar.

2. Erstellen Sie ein neues Konto.

3. Wählen Sie über die Befehlsleiste Prozess ‑> Prozess wechseln aus.

4. Die Geschäftsprozessleiste wird angezeigt.

5. Geben Sie eine Kontonummer ein, und wählen Sie Nächster Schritt aus.

6. Sie werden durch den Geschäftsprozess dazu gezwungen, entweder einen Kontakt auszuwählen oder einen neuen zu erstellen.

7. Sobald der Kontakt erstellt und ausgewählt ist, wechselt der Geschäftsprozessflow zur Phase „Kontakt“ und der Benutzer muss Zulassen oder Nicht zulassen auswählen. Je nachdem, was ausgewählt ist, wird die nächste Phase aktualisiert.

Weitere Verbesserungen

Nachfolgend finden Sie weitere Details zum Hinzufügen von Datenfeldern, zum erneuten Verbinden des Geschäftsprozesses mit einem linearen Prozess und zur Funktionsweise von Sicherheitsrollen mit Geschäftsprozessen.

Weitere Datenschritte hinzufügen

Sie können jeder Phase weitere Datenschritte hinzufügen. Weiteren Datenschritt hinzufügen:

1. Wählen Sie im Aktionsbereich oben links Hinzufügen und anschließend Datenschritt hinzufügen aus.

2. +-Symbole werden im Designer angezeigt, und Sie können den Datenschritt über oder unter anderen Datenschritten hinzufügen.

Erneut eine Verbindung zu einem linearen Prozess herstellen

Wir haben einen Prozess erstellt, der sich verzweigt, aber nicht wieder zu einem linearen Prozess zurückkehrt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Prozess wieder linear zu gestalten.

1. Fügen Sie rechts neben der Phase Kundentelefonnummer abrufen eine Phase hinzu.

2. Wählen Sie die Phase Kunden-E-Mail-Adresse abrufen aus.

3. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke Konnektor ‑> Verbinden aus.

4. Wählen Sie die neue Phase aus, um eine Verbindung herzustellen.

Eingabekriterien abrufen

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Eingabekriterien abzurufen:

• Klicken Sie auf die Schritte, und ziehen Sie sie in die gewünschte Reihenfolge.

• Ändern Sie im Eigenschaftenbereich des Datenschritts auf der rechten Seite den Wert Sequenz entsprechend der Reihenfolge, in der der Schritt angezeigt werden soll.

Sicherheitsfunktionen

Unterschiedliche Benutzer in einer Organisation können zum Ausführen des Vorgangs unterschiedlichen Prozessen folgen. Das heißt, dass für verschiedene Benutzer möglicherweise unterschiedliche Bedingungen gelten, um die gleiche Funktion auszuführen. Sie können aus diesem Grund für jede Entität bis zu zehn aktive Geschäftsprozessflows erstellen, damit für verschiedene Benutzer und Situationen der geeignete Prozess zur Verfügung steht. SIe können Geschäftsprozessflows Sicherheitsrollen zuordnen, sodass Benutzer, die über eine bestimmte Sicherheitsrolle verfügen, den zugehörigen BPF sehen können. Sie können auch die Reihenfolge der Geschäftsprozessflows festlegen und dadurch steuern, welche Geschäftsprozessflows standardmäßig festgelegt werden. Sie können einen Geschäftsprozessflow im Designer öffnen und dann Auftragsprozessflow auf der Befehlsleiste auswählen, um die Reihenfolge des Geschäftsprozessflows festzulegen.

In der nächsten Lerneinheit erfahren Sie, wie Sie eine Canvas-App mithilfe der Canvas-App-Komponente in ein modellgesteuertes App-Formular einbetten.

Weitere Informationen zu Geschäftsprozessflows finden Sie in der Dokumentation Übersicht über Geschäftsprozessflows.