Kohtumiste, kontaktide ja ülesannete sünkroonimisloogika

See artikkel uurib, kuidas kohtumised, kontaktid ja ülesanded sünkroniseeritakse Dynamics 365 ja Exchange'i vahel. E-post sünkroonitakse eraldi.

Vaikimisi sünkroniseerivad kohtumised, kontaktid ja ülesanded mõlemas suunas Dynamics 365 ja Exchange'i vahel. Eelistatud meetod on serveripoolne sünkroonimine, tuntud ka kui Exchange’i sünkroonimine. Sünkroonimine toimub olenevalt sünkroonitavast üksusest ja sünkroonimissuunast erinevalt.

Sünkroonimise konfiguratsiooninõuded

Enne kui saate kohtumisi, kontakte ja ülesandeid sünkroniseerida, peab vastav postkastikirje Dynamics 365-s vastama järgmistele nõuetele. Pange tähele, et järjekorrapostkastid ei toeta kohtumiste, kontaktide või tööülesannete sünkroonimist.

• Kasutaja meiliaadress on kinnitatud.
• Postkast on testitud ja lubatud.
• Kohtumised, kontaktid ja ülesanded on seatud kasutama serveripoolset sünkroonimist.

Lisainfo saamiseks vaata Connect to Exchange Online ja serveripoolne sünkronisatsioon.

Sünkroonimine Dynamics 365-st Exchange'i

Pärast üksuse sünkroonimist Exchange’iga luuakse link. Sünkroonimine on alati kahsuunaline. Igasugune muutus ühel küljel peegeldub teisel.

Sünkroonimisfiltrite mõistmine

Sünkroniseerimisfiltrid määravad kirjed, mis sünkroonitakse Dynamics 365-st Exchange'i, kasutades serveripoolset sünkroniseerimist. Sünkroonimisfiltrid on tundlikud kasutaja turbeõiguste suhtes iga kirjetüübi puhul.

Kui Dynamics 365 kirje vastab esmakordselt kasutaja sünkroniseerimisfiltri kriteeriumidele, sünkroniseeritakse kirje Create tegevusena sihtkasutaja Exchange'i postkasti. Järgnevad uuendused kirjele Dynamics 365 sünkroniseeritakse vastava Exchange'i elemendiga Update tegevusena. Kui Dynamics 365 kirje, mis varem sünkroniseeriti Exchange'iga, ei vasta enam kasutaja sünkroniseerimisfiltri kriteeriumidele, sünkroniseeritakse Dynamics 365 kirje Delete tegevusena Exchange'ile. See võib juhtuda Dynamics 365 kirjete puhul, mis on füüsiliselt kustutatud, ja nende puhul, mis on loogiliselt kustutatud. Loogiliselt kustutatud kirje on iga kirje, mis eksisteerib Dynamics 365-s, kuid mida kasutaja sünkroniseerimisfilter enam ei tagasta. Füüsiliste ja loogiliste kustutamiste kohta leiate lisateavet teemast Sünkroonimise ajal loogiliselt kustutatud üksuste ignoreerimine , et saada lisateavet füüsiliste ja loogiliste kustutamiste kohta.

Nende erinevate sünkroonimistoimingute illustreerimiseks kaaluge järgmist stsenaariumi.

Paul Cannon ja Laura Norman on konfigureeritud kasutama valmisfiltrit Minu aktiivsed kontaktid , mis vaikimisi sünkroonib kasutajale kuuluvad kontaktid. Kontakt Linda Mitchell kuulub algselt Paulile ja sünkroonitakse Pauli postkastiga Exchange'is Pauli esimese sünkroonimistsükli ajal. Hiljem määrab Paul Dynamics 365 kontaktrea uuesti Laurale. Pauli järgmise sünkroonimistsükli ajal sünkroonitakse kontakt Pauli postkasti kustutamisena , kuna kontaktirida ei vasta enam Pauli sünkroonimisfiltri kriteeriumidele. Samamoodi sünkroonitakse kontakt Laura postkastiga Loo Laura järgmise sünkroonimistsükli ajal, kuna kirje vastab nüüd Laura sünkroonimisfiltri kriteeriumidele. Dynamics 365 kontakti uuendused sünkroniseeruvad jätkuvalt Laura Exchange'i postkasti kaudu Update seni, kuni Dynamics 365 kirje vastab Laura sünkroniseerimisfiltri kriteeriumidele.

Lisateabe saamiseks minge jaotisse Klientide kaasamise rakenduste ja Exchange'i vahel sünkroonitavate kirjete valimine.

Sünkroonimine Exchange'ist Dynamics 365-le

Kohtumised, kontaktid ja ülesanded sünkroniseeritakse Exchange'ist Dynamics 365-sse ainult siis, kui täidetud on järgmised nõuded:

• See üksus loodi Dynamics 365 for Outlook rakenduses.
• Üksust jälgitakse Dynamics 365-ni Dynamics 365 for Outlook'is.
• Tracked to Dynamics 365 category rakendatakse Outlook või mõnes teises e-posti kliendis, mitte Dynamics 365 Outlook jaoks.

Kui need nõuded on täidetud, loob serveripoolne sünkroonimine üksuse Dynamics 365-s ja loob lingi. Sünkroonimine on alati kahsuunaline. Kõik ühel pool olevad muudatused kajastuvad teises.

Lisateabe saamiseks vt:

• Meilisõnumi või kohtumise linkimine ja jälgimine rakenduse kindlale reale
• Meilisõnumi või kohtumise jälgimine ilma seda kindla reaga linkimata
• Kasuta Outlook kategooriat kohtumiste ja e-kirjade jälgimiseks

Kohtumiste sünkroonimine

Kuidas kohtumised sünkroonitakse Dynamics 365 ja Exchange'i vahel, sõltub sünkroonimise suunast ja kohtumise omadustest.

Kohtumise korraldaja

Kohtumise korraldaja on võtmeväli kohtumiste sünkroonimiseks. See käivitab erinevaid sünkroonimiskäitumisi. Näiteks saab ainult Dynamics 365 kohtumiste korraldaja sünkroniseerida ja jagada kohtumisi Dynamics 365-st Exchange'i osalejatele. Kui lood kohtumisi selliste kohanduste nagu Power Automate või kohandatud koodi abil, veendu, et korraldaja on õigesti määratletud. Korraldaja väli ei ole kohtumise vormil vaikimisi eksponeeritud. Kui soovite kontrollida, kas väärtus on olemas ja õige, saate selle lisada vormidele, vaadetele või täpsema otsingu päringutele.

Kui Dynamics 365-s muudetakse kohtumise korraldajat pärast selle sünkroniseerimist Exchange'iga, võib algne korraldaja tühistada. See võib juhtuda seetõttu, et kohtumine ei vasta enam kasutaja sünkroonimisfiltrite tingimustele. Lisaks võib uus korraldaja sünkroonida kohtumise Exchange'is uue koosolekuna. Eelmise korraldaja tühistamise saatmise käitumist saab muuta OrgDBOrgSetting nimega DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Kohtumiste sünkroniseerimine Dynamics 365-st Exchange'i

• Mapping: Kohtumised Dynamics 365 sünkroniseeritud Exchange'iga koosolekutena.

• Appointment status: Kui Dynamics 365 aja broneerimise staatus on Completed, Canceled või Free (Open), sünkroniseerub kohtumise staatus Exchange'iga Free. Kui Dynamics 365 aja staatus on Hõivatud (Ajastatud), sünkroniseerub kohtumine Exchange'iga Hõivatud.

• Meeldetuletus: Meeldetuletust ei määrata, kui kohtumine on möödunud rohkem kui seitse päeva või kui kohtumise olek on Vaba (avatud).

• Kutsed: kutset ei saadeta, kui:

  • Kohtumine on minevikus.
  • Ühtegi osalejat ei ole kutsutud.
  • Kasutaja, kes kohtumist sünkroonib, pole korraldaja.
  • Ühtegi järgmistest atribuutidest pole muudetud: Teema, Keha, Asukoht, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Tühistatud ja kustutatud kohtumiste sünkroniseerimine Dynamics 365-st Exchange'i

Exchange saadab osalejatele kohtumise tühistamise, kui kohtumine korraldaja postkastis kustutatakse.

Kui kohtumine kustutatakse Dynamics 365-s, tühistamist ei saadeta, kui:

• Kohtumine on minevikus.
• Kasutaja, kes kohtumist sünkroonib, pole kohtumise korraldaja.
• Kohtumisel ei ole osalejaid.

Vaikimisi ei sünkroniseeru Dynamics 365-s tühistatud kohtumised Exchange'iga kui Canceled. Selle käitumise muutmiseks lülitage sisse SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange jaotises OrgDbOrgSettings. Kui see seade on lubatud, tühistab Dynamics 365 kohtumise tühistamine kohtumise Exchange'is, mis saadab tühistamise osalejatele.

Kui kohtumine kustutatakse Dynamics 365-s ja sünkroniseeritakse Exchange'iga, kustutatakse kohtumine Exchange'is ainult siis, kui kõik järgmised tingimused on täidetud:

• Kohtumine on lingitud.
• Kasutaja, kes kohtumist sünkroonib, pole kohtumise korraldaja.
• Kohtumine on tulevikus.
• Kohtumist pole loogiliselt kustutatud.

Kui kõik need tingimused pole täidetud, on kohtumine Exchange’is endiselt olemas, kuid see on linkimata.

Korduva koosoleku jälgimisel ei saada Dynamics 365 osalejatele uusi kutseid, kui:

• Kõik selle sarja esinemised on endiselt olemas Outlook'is ja Exchange'is.
• Osalejaid pole lisatud ega kustutatud.

Kui korraldaja on kustutanud varasemad seeria eksemplarid, siis Dynamics 365 näeb neid Exchange'ist puuduvatena. See loob need uuesti ja saadab osalejatele uue kutse.

Kohtumiste sünkroniseerimine Exchange'ist Dynamics 365-sse

• Mapping: Exchange'i kohtumised sünkroniseeritakse Dynamics 365 kohtumistega. Korduvad koosolekud sünkroniseeritakse Dynamics 365-ga kui korduva kohtumise põhiosa ja selle instantsid. Kui korduva koosoleku üksikuid eksemplari muudetakse Exchange'is, sünkroniseeritakse need Dynamics 365-ga erandkohtumise kirjetena.

• Kohtumise staatus ja Vaba/Hõivatud olek: Kui Exchange'i aja olek on Vaba, sünkroniseerub aja olek Dynamics 365-ga Vaba. Kui olek on Lõpetatud või Tühistatud Dynamics 365-s, on Dynamics 365 määramise staatus seatud Lõpetatud. Kui olek on Open aastal Dynamics 365, on kohtumise staatus seatud Vaba. Kui vahetuse kohtumise staatus Vaba/Hõivatud on seatud Töötades mujal, siis Dynamics 365 kohtumine on seatud olekuks Open ja staatus on Vaba. Kui vahetuse kohtumise staatus on Hõivatud, siis Dynamics 365 kohtumine on seatud Hõivatud (Planeeritud).

• Kohtumised, mille olek on Lõpetatud või tühistatud Dynamics 365: Kui Dynamics 365 kohtumise olek on Lõpetatud või Tühistatud, siis Exchange'i koosoleku muudatused ei sünkrooni Dynamics 365-ga.

• Kohtumiste broneerimine ja konfliktide haldamine: Kui kohtumist jälgitakse Dynamics 365-ni, kasutab serveripoolne sünkroonimine broneerimis-API-d, et tagada osalejate kättesaadavus määratud ajal. Näiteks, kui korraldaja kalendris Dynamics 365-s on samal ajal teine kohtumine, siis broneering ebaõnnestub ja kohtumist ei sünkroonita. Kasutaja saab kavandamiskonflikti lahendada, seda ignoreerida ja lasta kohtumisel siiski sünkroonida. Broneerimine Dynamics 365-st Outlook-is summutab automaatselt ajastamise konflikti. Lisateabe saamiseks vaata Avastati ajakonflikt, kui salvestati kohtumine [kohtumise teema] Exchange'ist Microsofti Dynamics 365.

Tühistatud ja kustutatud kohtumiste sünkroniseerimine Exchange'ist Dynamics 365-sse

Kui jälgitav kohtumine või erandkohtumine kustutatakse Exchange'is, ei kustutata kohtumist Dynamics 365-s sünkroonimise ajal, kui:

• Olek on lõpule viidud või tühistatud.
• Kohtumine on minevikus.
• Kasutaja, kes kohtumist sünkroonib, pole kohtumise korraldaja.

(Erandi kohtumine on korduva kohtumise kindel eksemplar, mida on eraldi muudetud.)

Teeninduskohtumiste sünkroonimine

• Mapping: Teeninduskohtumised Dynamics 365 sünkroniseeritakse Exchange'iga koosolekutena.

• Kutsed ja tühistamised: Kutseid ja tühistamisi ei saadeta kunagi teeninduskohtumistele.

• Koopiad: Sünkroonimise ajal saavad kasutajad oma postkastidesse oma teeninduskohtumise koopia. Teeninduskohtumise jaoks pole keskset korraldajat.

Kontaktide sünkroonimine

• Mapping: Kontaktid Dynamics 365 sünkroniseerida Exchange'iga kontaktidena.

• Aadressi sünkroonimine: vt Kontaktide aadresside sünkroonimine.

• Kustutatud kontaktid:

  • Dynamics 365-s kustutatud kontaktid kustutatakse Exchange'is ainult siis, kui sünkrooniv kasutaja ei ole kontakti omanik.
  • Exchange'is kustutatud kontaktid kustutatakse Dynamics 365-s ainult siis, kui sünkrooniv kasutaja on kontakti omanik.

Sünkroonimistoimingud

Kuidas ülesanded sünkroonitakse Dynamics 365 ja Exchange'i vahel, sõltub sünkroonimissuunast ja ülesande omadustest.

Ülesannete sünkroniseerimine Dynamics 365-st Exchange'i

• Mapping: Faksid, kirjad, telefonikõned ja ülesanded sünkroniseeritakse Dynamics 365 Exchange'iga ülesannetena.

• Meeldetuletus: Kui ülesande tähtaeg on rohkem kui päev tagasi ja ülesande olek Dynamics 365 on Open või Scheduled, seadistatakse sünkroonimise ajal meeldetuletus.

• Tähtaeg: Ülesande ajastatud lõppkuupäev sünkroniseerub Dynamics 365 Exchange'i kui ülesande tähtaeg.

• Ülesande olek: Kui valmidusprotsent pole määratud:

  • Toiming ava tööülesanne sünkroonitakse Exchange’i, kuna seda pole käivitatud.
  • Lõpule viidud või tühistatud toiming sünkroonitakse Exchange’i lõpuleviidud olekus.

• Lõpuleviimise kuupäev: ülesande tegelik lõppkuupäev sünkroonitakse Exchange’iga ülesande lõpuleviimise kuupäevana.

• Kustutatud ülesanded: Ülesanded, mis kustutatakse Dynamics 365-s ainult siis, kui nende staatus Exchange'is ei ole Lõpetatud.

• Ülesande automaatne täitmine: Ülesanded, mis on märgitud kui Complete Dynamics 365-s omavad väärtust väljas actualEnd. Kui toimingu väli actualEnd asustatakse ja kuupäev on minevikus, sünkroonitakse tööülesanne automaatselt exchange’iga lõpule viidud väärtusega. Kui kasutate kohandusi toimingu uuesti aktiveerimiseks, tühjendage kindlasti actualEnd kuupäev, et vältida serveripoolse sünkroonimise automaatset lõpuleviimist.

Ülesannete sünkroniseerimine Exchange'ist Dynamics 365-sse

• Mapping: Exchange'i ülesanded sünkroniseeritakse Dynamics 365 ülesannetena.

• Ülesande staatus: Ülesanded, mis pole Exchange'is käivitatud, sünkroniseeritakse Dynamics 365-ga Not Started.

• Task actual start: Kui Exchange'is loodud ülesanne sünkroniseerub Dynamics 365-ga, on selle actualStart väli seatud praegusele ajatemplile.

• Kustutatud ülesanded: Vaikimisi kustutatakse Dynamics 365-s ka faksid, kirjad, telefonikõned ja ülesanded, mis on Exchange'is kustutatud. Seda käitumist saab muuta, kui sisestada faili OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

• protsenti lõpetatud: Ülesanded, mis on seatud 100-ks% täielikud, sünkroniseeritakse Dynamics 365-ga Lõpetatud.

Täpsemad sünkroonimissätted

Sünkroonimisel loogiliselt kustutatud üksuste ignoreerimine

Kui mõni üksus ei vasta enam sünkroonimisfiltritele, on see enamasti ühe tõttu kahest põhjusest:

• Selle kirje ei eksisteeri enam Dynamics 365-s, kuna see kustutati füüsiliselt.
• Selle kirje on endiselt olemas Dynamics 365-s, kuid sellele enam ligi ei pääse. Postkastiga seostatud kasutaja kaotas üksuse juurdepääsu või üksuse atribuudid muutusid ja see ei vasta enam sünkroonimisfiltritele. Seda tingimust nimetatakse loogiliseks kustutamiseks.

Vaikimisi saadab serveripoolne sünkroonimine mõlemal juhul kustutamistoimingu Exchange’i. Selle käitumise muutmiseks ja loogilise kustutamise ignoreerimiseks lülitage sisse DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync jaotises OrgDbOrgSettings.

Lisateavet sünkroonimisfiltrite kohta leiate teemast:

• Klientide kaasamise rakenduste ja Exchange’i vahel sünkroonitavate kirjete valimine
• Sünkroonimise vaikefiltrite seadistamine mitme kasutaja jaoks kohtumiste, kontaktide või ülesannete jaoks

Kopeeritud üksuste lubamine

Kui mõni lingitud üksus kopeeritakse Exchange’is, ignoreerib serveripoolne sünkroonimine vaikimisi kopeerimise toimingut. See käitumine väldib duplikaatinfo tekkimist Dynamics 365-s. Selle käitumise muutmiseks ja Exchange’ist duplikaatüksuste toomiseks lülitage IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox välja sättes OrgDbOrgSettings.

Kohtumiste manusete, kontaktiaadresside ja ülesannete sünkroniseerimine Outlook'is

Järgnevad jaotised kehtivad sünkroonimisele, mis toimub Dynamics 365 kaudu Outlook või serveripoolse sünkroniseerimise kaudu. Lisateabe jaoks vaadake jaotist Meilisüsteemi integreerimine.

Ekraanipilt süsteemiseadete sünkroniseerimise vahekaardist Dynamics 365 Outlook.

Kohtumiste manuste sünkroonimine

Kasutajad saavad lisada dokumente, pilte, salvestisi ja muid faile kohtumistele, mille nad loovad Dynamics 365-s või Dynamics 365 for Outlook rakenduses. Vaikimisi ei kaasata manuseid kohtumiste sünkroonimisel. Nende kaasamiseks tuleb teha järgmist:

1. Dynamics 365 Outlook jaoks mine Settings>Administration>System Settings.
2. Vahekaardil Synchronization vali Synchronize kohtumismanused Outlook-ga või Exchange.

Kaalutlused manuste sünkroonimisel

• Kui lülitad kiindumuste sünkroniseerimise välja, ei ilmu Dynamics 365 kohtumistel lisasid. Need ilmuvad endiselt Dynamics 365 for Outlook kohtumistel.
• Korduvate kohtumiste või teeninduskohtumiste manuseid ei saa sünkroonida.
• Manused võivad sünkroonimisaegu suurendada. Kui kasutate madala läbilaskevõimega võrku, on vaja kasutada manuseid mõõdukalt.

Kontaktaadresside sünkroonimine

Synchronization vahekaardil Dynamics 365 for Outlook vali üks järgmistest valikutest, et valida kontaktiaadresside sünkroonimine:

• Sünkroniseeri postiaadress ainult Outlook kontakt: Üks postiaadress sünkroniseeritakse Dynamics 365 ja Outlook vahel. Enamiku organisatsioonide puhul sellest piisab ja on vaikeseade.

• Sünkroniseeri kõik kolm aadressi (Äri, Kodu, Muu) Outlook kontaktis: Kõik kolm Outlook postiaadressi (Äri, Kodu ja Muud) on sünkroniseeritud Dynamics 365 ja Outlook vahel.

Outlook'is määratud ülesannete sünkroniseerimine

Vaikimisi ei sünkrooni Dynamics 365 for Outlook-is loodud ülesanded Dynamics 365-ga. Nende sünkroniseerimiseks vali Synchronization vahekaardil Dynamics 365 for Outlook Synchronize ülesanded, mis on määratud Outlook-sse.

Kaalutlused toimingute sünkroonimisel

• Korduvaid ülesandeid ei saa sünkroonida.
• Ülesannet määrav isik ja isik, kellele ülesanne määratakse, peavad olema samas organisatsioonis.
• Ülesandeid ei saa sünkroonida mitme meiliaadressiga.

Vt ka

• Serveripoolne sünkroonimine
• ühendu Exchange Online
• Klientide kaasamise rakenduste ja Exchange’i vahel sünkroonitavate kirjete valimine
• Meilisõnumi või kohtumise linkimine ja jälgimine rakenduse kindlale reale
• Meilisõnumi või kohtumise jälgimine ilma seda kindla reaga linkimata
• Kasuta Outlook kategooriat kohtumiste ja e-kirjade jälgimiseks
• OrgDbOrgSettings
• leiti ajastamise konflikt, kui salvestati kohtumine [kohtumise teema] Exchange'ist Microsoft Dynamics 365
• Kontaktide aadresside sünkroonimine
• Integreerige oma meilisüsteem
• Milliseid välju saab sünkroniseerida Dynamics 365 rakenduste ja Outlook vahel?