Exercice : valider un service

Veillez à disposer des autorisations et droits d’accès nécessaires dans votre environnement pour effectuer les tâches susmentionnées.

Scénario

Le client 10000, The Cannon Group PLC, a effectué une demande de maintenance pour tous les moniteurs de son organisation. En tant que technicien de service dans votre société, votre tâche consiste à créer une commande de service, suivre le reporting sur le statut, puis valider et facturer l’activité de réparation chaque fois que vous déclarez une réparation terminée.

Tâches

Dans cet exercice, vous allez effectuer les tâches suivantes :

1. Créer une commande de service

   • Créez une commande de service pour le client 10000, The Cannon Group PLC, en spécifiant la demande de maintenance pour ses moniteurs.

   • Incluez tous les détails pertinents tels que le nombre de moniteurs, les besoins de maintenance spécifiques et d’autres informations nécessaires.

2. Suivre le reporting sur le statut

   • Mettez régulièrement à jour le statut de l’activité de réparation pour chaque moniteur.

   • Rendez compte de la progression, y compris le statut de chaque tâche de réparation (par exemple en cours, terminée ou en attente).

   • Veillez à documenter avec précision les mises à jour de statut pour référence future.

3. Valider et facturer l’activité de réparation

   • Validez et facturez l’activité de réparation une fois qu’une tâche de réparation est déclarée terminée.

   • Générez un document Expédition service enregistrée pour enregistrer l’expédition finalisée des services, indiquant ainsi que la réparation du moniteur est terminée.

   • Créez un document Facture service enregistrée pour capturer les détails de facturation associés à la commande de service.

   • Assurez-vous que la facture reflète avec précision l’activité de réparation effectuée, y compris les frais pour les pièces détachées, les heures de main-d’œuvre ou d’autres frais applicables.

   • Répétez les étapes de suivi du reporting sur le statut et de validation et facturation de l’activité de réparation.

   • Continuez à suivre le reporting sur le statut pour chaque réparation de moniteur jusqu’à ce que toutes les réparations soient déclarées terminées.

   • Validez et facturez l’activité de réparation chaque fois qu’une réparation est terminée, en suivant le même processus que celui susmentionné.

Créer une commande de service

Votre première tâche consiste à créer une commande de service pour le client 10000, The Cannon Group PLC, en spécifiant la demande de maintenance pour ses moniteurs. De plus, vous allez inclure tous les détails pertinents tels que le nombre de moniteurs, les besoins de maintenance spécifiques et d’autres informations nécessaires.

1. Créez un document de commande de service.

2. Appuyez sur la touche de tabulation pour accéder au champ N° afin qu’il soit renseigné automatiquement en fonction des plages de numéros configurées.

3. Saisissez Maintenance des moniteurs dans le champ Abonnement pour indiquer la nature du service.

4. Sélectionnez le client 10000, à savoir The Cannon Group PLC, en tant que client pour cette commande de service.

5. Sélectionnez Service matériel dans le champ Type de commande de service pour spécifier le type de service requis.

6. Accédez au raccourci Lignes et incluez les articles de service suivants liés aux moniteurs :

   • Article de service 23

   • Article de service 24

   • Article de service 25

   • Article de service 26

   • Article de service 27

7. Vérifiez la valeur actuelle du champ Code statut réparation sur les lignes article de service.

8. Vérifiez si la Garantie est applicable.

9. Vérifiez les valeurs des champs Temps de réponse (heures), Date de réponse et Heure de réponse.

En procédant ainsi, vous allez créer une commande de service pour The Cannon Group et associer l’article de service approprié pour l’activité de réparation.

Première semaine : enregistrer l’utilisation liée à l’activité de réparation au moyen des lignes service

Au cours de la première semaine, le technicien (Marty) a déclaré qu’il avait terminé la maintenance de l’article de service 23. Marty y a consacré une heure de main-d’œuvre et a dû utiliser un nouveau câble d’alimentation.

1. Recherchez les lignes service pour cette commande de service.

2. Enregistrez l’activité de réparation pour l’article de service 23.

3. Sur les lignes, redéfinissez le champ Type sur Article, puis enregistrez l’article 80217 Câble d’alimentation électrique comme pièce détachée utilisée.

4. Créez une ligne, puis définissez le champ Type sur Ressource.

5. Sélectionnez Marty dans le champ N°.

6. Enregistrez 1 heure dans le champ Quantité.

7. Fermez les lignes service.

8. Redéfinissez le champ Statut de réparation pour l’article de service 23 sur Terminé.

Valider et facturer l’activité de réparation

Ensuite, vous allez facturer l’activité de réparation en procédant comme suit :

1. Revenez aux lignes service pour l’article de service 23.

2. Sélectionnez les deux lignes service enregistrées pour cet article de service.

3. Lancez la validation en sélectionnant Expédier et facturer.

4. Vérifiez les champs Quantité expédiée et Quantité facturée sur les lignes service pour cet article de service.

5. Revenez au document Commande de service. Accédez aux écritures comptables service dans le menu, puis cliquez sur Associé > Historique.

6. Identifiez et ouvrez la Facture service enregistrée et l’Expédition service enregistrée créées par cette action de validation.

Deuxième semaine : enregistrer l’utilisation liée à l’activité de réparation au moyen des lignes service

Au cours de la deuxième semaine, le technicien a déclaré avoir terminé la maintenance des articles de service 24 et 25. Pour l’article de service 24, le technicien a déclaré avoir travaillé une heure. Pour l’article de service 25, le technicien a déclaré avoir travaillé deux heures, dont une n’est pas à facturer au client, car le technicien a constaté un dysfonctionnement de l’équipement qui servait à la maintenance.

1. Recherchez les lignes service pour cette commande de service.

2. Enregistrez l’activité de réparation pour l’article de service 24.

3. Sur les lignes, créez une ligne, puis définissez le champ Type sur Ressource.

4. Sélectionnez Marty dans le champ N°.

5. Enregistrez 1 heure dans le champ Quantité.

6. Enregistrez l’activité de réparation pour l’article de service 25.

7. Sur les lignes, créez une ligne, puis définissez le champ Type sur Ressource.

8. Sélectionnez Marty dans le champ N°.

9. Enregistrez 2 heures dans le champ Quantité.

10. Enregistrez 1 heure dans le champ Qté à consommer.

Valider et facturer l’activité de réparation

Vous souhaitez combiner les dépenses de maintenance des deux articles de service sur une facture de service.

1. Revenez à la ligne service pour l’article de service 24.

2. Sélectionnez la ligne service enregistrée pour cet article de service.

3. Lancez la validation en sélectionnant Expédier.

4. Vérifiez les champs Quantité expédiée et Quantité facturée sur les lignes service pour cet article de service.

5. Accédez à la ligne service pour l’article de service 25.

6. Sélectionnez la ligne service enregistrée pour cet article de service.

7. Lancez la validation en sélectionnant Expédier et consommer.

8. Lancez à nouveau la validation en sélectionnant Expédier.

9. Vérifiez les champs Quantité expédiée, Quantité consommée et Quantité facturée sur les lignes service pour cet article de service.

10. Redéfinissez le champ Statut de réparation pour les articles de service 24 et 25 sur Terminé.

11. Créer une Facture service, puis utilisez la fonction Extraire lignes expédition service.

12. Trouvez les factures service à l’aide de la fonction Rechercher.

13. Dans la liste des factures service, cliquez sur Nouveau pour créer une facture service.

14. Ajoutez The Cannon Group PLC en tant que client.

15. Dans le raccourci Lignes, cliquez sur Fonctions, puis utilisez la fonction Extraire lignes expédition service.

16. Ajoutez les deux expéditions disponibles à la facture service.

17. Enregistrez la facture.

18. Revenez au document Commande de service. Ouvrez les écritures comptables service dans le menu, puis cliquez sur Associé > Historique.

19. Identifiez et ouvrez les documents Facture service enregistrée et Expédition service enregistrée créés par cette action de validation.

Troisième semaine : enregistrer l’utilisation liée à l’activité de réparation au moyen des lignes service

Au cours de la troisième semaine, le technicien a déclaré avoir terminé la maintenance des articles de service 26 et 27. Le technicien a déclaré avoir travaillé une heure sur chaque article de service.

1. Recherchez les lignes service pour cette commande de service.

2. Enregistrez l’activité de réparation pour les articles de service 26 et 27 en ajoutant une ligne ressource d’une heure pour chacun.

3. Redéfinissez le champ Statut de réparation pour chaque article de service sur Terminé.

4. Vérifiez le champ Statut de la commande de service pour la commande de service.

Valider et facturer l’activité de réparation

Vous souhaitez combiner les dépenses de maintenance des deux articles de service sur une facture de service.

1. Enregistrez l’expédition de chaque ligne service des articles de service 26 et 27.

2. Créez une facture service pour The Cannon Group PLC.

3. Ajoutez les deux expéditions sur la facture service à l’aide de la fonction Extraire lignes expédition service.

4. Enregistrez la facture.

Au cours de ce processus, la commande de service pour The Cannon Group PLC reste dans la liste des commandes de service même après avoir été terminée et entièrement validée.