Creazione del record dell'evento
Ospitare un evento in presenza richiede l'organizzazione e la pianificazione di una varietà di dettagli, nonché della logistica. Per iniziare, è necessario creare un record dell'evento. Verificare di specificare i valori per ogni campo obbligatorio contrassegnato da un asterisco rosso. Inoltre, è consigliabile compilare anche i campi cruciali per l'azienda contrassegnati con un segno più di colore blu (+).
Compilazione dei dettagli generali
È consigliabile compilare alcuni campi chiave nella scheda Generale quando si crea un nuovo evento. Le sezioni seguenti descrivono in dettaglio questi campi chiave.
Informazioni chiave
Nell'area Informazione chiave, compilare i seguenti campi:
Nome evento: questo campo è obbligatorio. Il nome sarà visibile sul portale dell'evento, pertanto si consiglia di inserire un nome descrittivo significativo per gli utenti che si registrano all'evento.
Tipo evento: selezionare un tipo di evento, come ad esempio conferenza, dimostrazione, training e così via. Il sistema è dotato di diverse opzioni preconfigurate, tuttavia è possibile modificarle in base alle proprie esigenze aziendali. Questo campo viene usato solo per scopi di rilevamento/report interni e non influisce sulle altre funzionalità dell'evento.
URL evento: mostra l'indirizzo del sito Web dell'evento.
Se si usa il percorso predefinito nella soluzione Microsoft Power Pages, questo valore è di sola lettura e viene fornito automaticamente quando l'evento è nello stato Live. Se si ospita il sito Web in un percorso personalizzato, attivare la funzionalità URL evento personalizzato sulla scheda Modulo e sito Web. Questo campo diventa così un campo obbligatorio e richiede obbligatoriamente l'immissione dell'URL dell'evento.
Nota
L'URL dell'evento non sarà disponibile finché l'evento non è nello stato Live. Una volta passato allo stato Live, è possibile selezionare il pulsante con il mappamondo accanto a questo campo per aprire il sito Web dell'evento. Per altre informazioni, consultare Apertura del sito Web dell'evento.
Programmazione
Nell'area Programmazione, compilare i seguenti campi:
Fuso orario evento: questo campo è obbligatorio. Per impostazione predefinita, il fuso orario è quello associato all'utente che crea l'evento. È possibile modificare questo campo per ogni evento in base alle esigenze.
Data di inizio evento: questo campo è obbligatorio. Specificare la data di inizio dell'evento. Questa data verrà visualizzata sul sito Web dell'evento.
Data di fine evento: questo campo è obbligatorio. Specificare la data di fine dell'evento. Questa data verrà visualizzata sul sito Web dell'evento. Dopo aver salvato il record dell'evento, il campo Conto alla rovescia in giorni viene popolato come campo di sola lettura.
Sequenza temporale
Usare la sezione Sequenza temporale per creare e registrare attività come task, messaggi e-mail e chiamate relative all'evento. È possibile anche condividere note con il proprio team per facilitare la gestione della pianificazione dell'evento.
Ubicazione
Nell'area Ubicazione è possibile specificare il luogo in cui si terrà l'evento. L'ubicazione ha carattere gerarchico, pertanto è possibile solo specificare il maggior numero possibile di dettagli in base alle esigenze. Ad esempio, dopo aver specificato un edificio, viene fornita un'opzione che permette di selezionare una sala associata all'edificio e una disposizione associata alla stanza.
Spesso, queste informazioni non sono note quando si crea l'evento per la prima volta, quindi è possibile tornare a modificarle in seguito. Le istruzioni per configurare le sedi dell'evento verranno trattate in un'unità successiva di questo modulo.
Vincoli sede
La sezione Vincoli sede viene visualizzata solo per gli eventi locali. Se si imposta una nuova ubicazione, il valore Capacità massima evento si aggiorna in funzione della capacità configurata per edificio, sala o disposizione più in basso nel drill-down, se disponibile. È possibile modificare il valore per sostituire il dato della capacità, se necessario. È anche possibile abilitare la lista d'attesa in quest'area.
Lista di attesa
La sezione Lista di attesa viene visualizzata solo se la si abilita nella sezione Vincolo sede. In questa sezione, è possibile configurare le opzioni in modo da invitare i contatti in attesa quando lo spazio diventa disponibile. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare e gestire una lista di attesa di eventi.
Per ulteriori informazioni, vedere Scheda Generale.
Configurazione delle sedi
Una sede è un luogo fisico in cui si tiene un evento o una sessione. L'evento potrebbe svolgersi in un unico edificio con una sola sala o in una delle diverse sale di un edificio. Per ogni sede, è possibile registrare molti tipi di dettagli importanti, tra cui nome, indirizzo, strutture, capacità, disposizione, eventi già ospitati o che verranno ospitati e altro ancora.
Nell'area di lavoro Eventi, la sezione Gestione sedi offre la possibilità di creare un modello gerarchico dell'ubicazione dell'evento in modo che l'organizzazione possa gestirne la logistica.
Dopo averla configurata, è possibile assegnare eventi e sessioni a una sede in base alle esigenze. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys offre la possibilità di tenere traccia di tutti i dettagli delle sedi.
Sono disponibili le seguenti entità nella sezione Gestione sedi:
Edifici: rappresentano strutture indipendenti che potrebbero essere o non essere suddivise in sale.
Sale: rappresentano suddivisioni di edifici e ognuna deve essere assegnata a un record di edificio ugualmente archiviato nel sistema.
Disposizioni: durante un evento è consigliabile usare un'unica sala per ospitare diversi tipi di sessioni, ognuna delle quali potrebbe richiedere una diversa disposizione di sedie e altre strutture. La disposizione della stanza potrebbe avere un impatto di tipo pratico sulla sede, ad esempio sul numero di posti a sedere. Ogni disposizione deve essere associata a una specifica sala, ma è possibile configurare un numero qualsiasi di disposizioni per ciascuna sala.
Per creare un nuovo edificio, sala e disposizione, effettuare i seguenti passaggi:
Passare all'area di lavoro Eventi e quindi a Gestione sedi > Edifici.
Selezionare + Nuovo dalla barra dei comandi.
Compilare tutti i dettagli in base alle esigenze, quindi selezionare Salva.
Se si desidera aggiungere una sala all'edificio, selezionare la scheda Sale.
Selezionare + Nuova sala.
Immettere un nome, quindi compilare i campi rimanenti in base alle esigenze.
Selezionare Salva e chiudi.
Selezionare il nome della sala per inserire ulteriori dettagli. Se si desidera aggiungere una disposizione alla stanza, scorrere fino alla sezione Disposizioni (sala).
Selezionare i puntini di sospensione (...), quindi scegliere + Nuova area di disposizione.
Immettere un nome, quindi compilare i campi rimanenti in base alle esigenze.
Selezionare Salva e chiudi.
Selezionare il nome della disposizione per inserire ulteriori dettagli, quindi assicurarsi di salvare le modifiche.
Per aggiungere una sede a un evento, effettuare i seguenti passaggi:
Andare all'area di lavoro Eventi, quindi andare a Pianificazione eventi > Eventi.
Aprire l'evento.
Nella scheda Generale andare alla sezione Ubicazione.
Nel campo Edificio, cercare e selezionare l'edificio appropriato o usare l'opzione + Nuovo per crearne uno nuovo.
Dopo aver selezionato un edificio, il campo Sala diventa disponibile ed è possibile compilare il campo in base alle esigenze.
Dopo aver selezionato una sala, il campo Disposizione diventa disponibile ed è possibile compilare il campo in base alle esigenze.
Assicurarsi di salvare le modifiche.
Per altre informazioni, consultare Configurazione della sede dell'evento.