Paskyrų, kontaktų ir užduočių sinchronizavimo logika

Šiame straipsnyje nagrinėjama, kaip paskyros, kontaktai ir užduotys sinchronizuojamos tarp "Dynamics 365" ir "Exchange". El. paštas sinchronizuojamas atskirai.

Pagal numatytuosius nustatymus paskyros, kontaktai ir užduotys sinchronizuojami abiem kryptimis tarp "Dynamics 365" ir "Exchange". Sinchronizavimas serveryje, taip pat žinomas kaip "Exchange" sinchronizavimas, yra tinkamiausias būdas. Sinchronizavimas vyksta skirtingai, priklausomai nuo sinchronizuojamo elemento ir sinchronizavimo krypties.

Sinchronizavimo konfigūravimo reikalavimai

Kad galėtumėte sinchronizuoti paskyras, kontaktus ir užduotis, atitinkamas pašto dėžutės įrašas programoje "Dynamics 365" turi atitikti šiuos reikalavimus. Atminkite, kad eilės pašto dėžutės nepalaiko paskyrų, kontaktų ir užduočių sinchronizavimo.

• Vartotojų el. pašto adresas yra patvirtintas.
• Pašto dėžutė yra patikrinta ir įjungta.
• Paskyros, kontaktai ir užduotys yra nustatytos naudoti sinchronizavimą serveryje.

Daugiau informacijos rasite Prisijungimas prie Exchange Online ir Sinchronizavimas serveryje.

Sinchronizavimas iš "Dynamics 365" į "Exchange"

Kai elementas sinchronizuojamas su "Exchange", nustatomas saitas. Sinchronizavimas visada yra dvipusis. Bet koks pokytis vienoje pusėje atsispindi kitoje.

Sinchronizavimo filtrų supratimas

Sinchronizavimo filtrai nustato įrašus, sinchronizuojamus iš "Dynamics 365" į "Exchange" naudojant sinchronizavimą serveryje. Sinchronizavimo filtrai yra jautrūs vartotojo saugos teisėms kiekvienam įrašo tipui.

Kai Dynamics 365 įrašas pirmą kartą atitinka vartotojo sinchronizavimo filtro kriterijus, įrašas sinchronizuojamas kaip veiksmas Sukurti su paskirties vartotojo "Exchange" pašto dėžute. Vėlesni įrašo naujinimai Dynamics 365 sinchronizuojami su atitinkamu "Exchange" elementu kaip veiksmas Update. Kai Dynamics 365 įrašas, kuris anksčiau buvo sinchronizuotas su "Exchange", nebeatitinka vartotojo sinchronizavimo filtro kriterijų, Dynamics 365 įrašas sinchronizuojamas kaip veiksmas Delete su "Exchange". Taip gali nutikti fiziškai panaikintiems ir logiškai panaikintiems "Dynamics 365" įrašams. Logiškai panaikintas įrašas yra bet koks įrašas, kuris vis dar yra "Dynamics 365", bet kurio nebegrąžina vartotojo sinchronizavimo filtras. Sužinokite daugiau apie fizinius ir loginius naikinimus skyriuje Logiškai panaikintų elementų nepaisymas sinchronizavimo metu , kad gautumėte daugiau informacijos apie fizinius ir loginius naikinimus.

Norėdami iliustruoti šiuos skirtingus sinchronizavimo veiksmus, apsvarstykite šį scenarijų:

Paul Cannon ir Laura Norman sukonfigūruoti naudoti paruoštą sinchronizavimo filtrą Mano aktyvūs kontaktai , kuris pagal numatytuosius nustatymus sinchronizuoja vartotojui priklausančius kontaktus. Kontaktas Linda Mitchell iš pradžių priklauso Pauliui ir yra sinchronizuojamas su Paulo pašto dėžute "Exchange" kaip kūrimas per pirmąjį Pauliaus sinchronizavimo ciklą. Vėliau Paulius iš naujo priskiria "Dynamics 365" kontaktų eilutę Laurai. Kito Pauliaus sinchronizavimo ciklo metu kontaktas sinchronizuojamas kaip Naikinti Pauliaus pašto dėžutėje, nes kontakto eilutė nebeatitinka Pauliaus sinchronizavimo filtro kriterijų. Taip pat kontaktas sinchronizuojamas su Lauros pašto dėžute kaip Kurti kito Lauros sinchronizavimo ciklo metu, nes įrašas dabar atitinka Lauros sinchronizavimo filtro kriterijus. Dynamics 365 kontakto naujinimai ir toliau sinchronizuojami su Lauros "Exchange" pašto dėžute kaip Update tol, kol Dynamics 365 įrašas ir toliau atitinka Lauros sinchronizavimo filtro kriterijus.

Norėdami gauti daugiau informacijos, eikite į Įrašų, kurie bus sinchronizuojami tarp "Customer Engagement" programų ir "Exchange", pasirinkimas.

Sinchronizavimas iš "Exchange" į "Dynamics 365"

Paskyros, kontaktai ir užduotys sinchronizuojami iš "Exchange" į "Dynamics 365" tik tada, kai tenkinami šie reikalavimai:

• Elementas buvo sukurtas "Dynamics 365 for Outlook" programoje.
• Elementas sekamas į "Dynamics 365" programoje "Dynamics 365 for Outlook".
• Kategorija Sekama iki Dynamics 365 taikoma Outlook ar kitoje el. pašto programoje, o ne Dynamics 365 Outlook.

Kai šie reikalavimai įvykdomi, sinchronizavimas serveryje sukuria elementą "Dynamics 365" ir sukuria saitą. Sinchronizavimas visada yra dvipusis. Bet koks pakeitimas vienoje pusėje atsispindės kitoje pusėje.

Daugiau informacijos, žr.:

• El. laiško ar susitikimo susiejimas ir sekimas konkrečioje programos eilutėje
• El. laiško arba paskyros sekimas nesusiejant jų su konkrečia eilute
• Naudokite Outlook kategoriją paskyroms ir el. laiškams sekti

Sinchronizuojamos paskyros

Kaip paskyros sinchronizuojamos tarp "Dynamics 365" ir "Exchange", priklauso nuo sinchronizavimo krypties ir paskyros ypatybių.

Paskyros organizatorius

Paskyros organizatorius yra pagrindinis paskyros sinchronizavimo laukas. Dėl to sinchronizavimas veikia kitaip. Pavyzdžiui, tik "Dynamics 365" paskyrų organizatorius gali sinchronizuoti ir paskirstyti paskyras iš "Dynamics 365" "Exchange" dalyviams. Kai kuriate paskyras naudodami tinkinimus, pvz., "Power Automate" arba pasirinktinį kodą, įsitikinkite, kad tvarkyklė nurodyta teisingai. Pagal numatytuosius parametrus organizatoriaus laukas nėra rodomas paskyros formoje. Prireikus galite jį įtraukti į formas, rodinius ar išplėstinės ieškos užklausas, kad patvirtintumėte, jog reikšmė yra pateikiama ir teisinga.

Jei paskyros organizatorius pakeičiamas "Dynamics 365" po to, kai jis buvo sinchronizuotas su "Exchange", pradinis organizatorius gali atšaukti. Taip gali nutikti, nes paskyra nebeatitinka vartotojo sinchronizavimo filtrų sąlygų. Be to, naujasis organizatorius gali sinchronizuoti paskyrą kaip naują susitikimą "Exchange". Atšaukimo siuntimo iš ankstesnio organizatoriaus elgseną galima modifikuoti naudojant OrgDBOrgSetting , pavadintą DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Paskyrų sinchronizavimas iš "Dynamics 365" į "Exchange"

• Susiejimas: Dynamics 365 paskyros sinchronizuojamos su "Exchange" kaip susitikimai.

• Paskyros būsena: Jei paskyros būsena Dynamics 365 yra Baigta, Atšaukta arba Nemokama (Atidaryta), paskyros būsena sinchronizuojama su "Exchange" kaip Nemokama. Jei paskyros būsena Dynamics 365 yra Užimta (Suplanuota), paskyra sinchronizuojama su "Exchange" kaip Užimta.

• Priminimas: Priminimas nenustatomas, jei paskyra yra ilgesnė nei septynios dienos praeityje arba paskyros būsena yra Laisva (atidaryta).

• Kvietimai: kvietimas nesiunčiamas, jei:

  • Paskyra yra praeityje.
  • Nepakviesta jokių dalyvių.
  • Paskyrą sinchronizavęs vartotojas nėra organizatorius.
  • Nė viena iš šių ypatybių nepakeitė: Tema, Tekstas, Vieta, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizatorius, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Atšauktų ir panaikintų paskyrų sinchronizavimas iš "Dynamics 365" su "Exchange"

Kai paskyra panaikinama organizatoriaus pašto dėžutėje, „Exchange“ dalyviams siunčia paskyros atšaukimą.

Jei paskyra panaikinama "Dynamics 365", atšaukimas nesiunčiamas, jei:

• Paskyra yra praeityje.
• Paskyrą sinchronizavęs vartotojas nėra paskyros organizatorius.
• Paskyra neturi dalyvių.

Pagal numatytuosius nustatymus Dynamics 365 atšauktos paskyros nesinchronizuojamos su "Exchange" kaip Atšaukta. Norėdami pakeisti šią elgseną, įjunkite SSSPropagateAppointmentIšaulationsToExchangeOrgDbOrgSettings. Kai šis parametras įgalintas, atšaukus paskyrą programoje "Dynamics 365", susitikimas atšaukiamas "Exchange", kuris siunčia atšaukimą dalyviams.

Kai paskyra panaikinama "Dynamics 365" ir sinchronizuojama su "Exchange", paskyra panaikinama "Exchange" tik tuo atveju, jei tenkinamos visos šios sąlygos:

• Paskyra yra susieta.
• Paskyrą sinchronizavęs vartotojas yra paskyros organizatorius.
• Paskyrimas yra ateityje.
• Paskyra nebuvo logiškai panaikinta.

Jei visos šios sąlygos neįvykdytos, paskyra vis tiek egzistuoja "Exchange", bet ji nesusieta.

Sekant pasikartojantį susitikimą, "Dynamics 365" nesiunčia naujų kvietimų dalyviams, jei:

• Visi serijos pasikartojimai vis dar egzistuoja Outlook ir Exchange.
• Jokie dalyviai nebuvo įtraukti ar panaikinti.

Jei organizatorius panaikino ankstesnius sekos egzempliorius, "Dynamics 365" mano, kad jų trūksta "Exchange". Jis atkurs juos ir siųs dalyviams naują pakvietimą.

Paskyrų sinchronizavimas iš "Exchange" į "Dynamics 365"

• Susiejimas: "Exchange" susitikimai sinchronizuojami su Dynamics 365 kaip paskyromis. Pasikartojantys susitikimai sinchronizuojami su "Dynamics 365" kaip pasikartojančios paskyros pirminė ir jos egzemplioriai. Jei atskiri pasikartojančio susitikimo egzemplioriai modifikuojami "Exchange", jie sinchronizuojami su "Dynamics 365" kaip išimtinių paskyrų įrašai.

• Paskyros būsena ir Užimtumo būsena: Jei "Exchange" paskyros būsena yra Laisva, paskyros būsena sinchronizuojama su Dynamics 365 kaip Laisva. Jei Dynamics 365 būsena yra Baigta arba Atšaukta, paskyros būsena Dynamics 365 nustatoma kaip Baigta. Jei Dynamics 365 valstija yra Atidaryta, paskyros būsena nustatoma į Nemokama. Jei "Exchange" paskyros būsena Laisva/Užimta nustatyta kaip Darbas kitur, Dynamics 365 paskyros būsena nustatoma į būseną Atidaryta ir būsena yra Laisva. Jei "Exchange" paskyros būsena yra Užimta, Dynamics 365 paskyra nustatoma kaip Užimta (Suplanuota).

• Paskyros, kurių būsena Baigta arba Atšaukta Dynamics 365: Jei paskyros būsena Dynamics 365 yra Baigta arba Atšaukta, visi susitikimo pakeitimai "Exchange" nesinchronizuojami su Dynamics 365.

• Susitikimų rezervavimas ir konfliktų valdymas: Kai paskyra sekama Dynamics 365, sinchronizavimas serveryje naudoja rezervavimo API, kad užtikrintų, jog dalyviai yra pasiekiami nurodytu laiku. Pavyzdžiui, jei organizatoriaus kalendoriuje "Dynamics 365" tuo pačiu metu yra kita paskyra, rezervavimas nepavyksta ir paskyra nesinchronizuojama. Vartotojas gali pasirinkti planavimo konfliktą, pažymėti jo nepaisyti ir leisti paskyrai sinchronizuoti bet kuriuo atveju. Rezervavimas iš "Dynamics 365" programoje "Outlook" automatiškai slopina planavimo konfliktą. Daugiau informacijos ieškokite Įrašant paskyrą [paskyros tema] iš "Exchange" į "Microsoft Dynamics 365" rastas planavimo konfliktas.

Atšauktų ir panaikintų paskyrų sinchronizavimas iš "Exchange" į "Dynamics 365"

Kai sekama paskyra arba išimties paskyra panaikinama "Exchange", sinchronizavimo metu paskyra nepanaikinama "Dynamics 365", jei:

• Būsena yra Baigta arba Atšaukta.
• Paskyra yra praeityje.
• Paskyrą sinchronizavęs vartotojas nėra paskyros organizatorius.

(Išskirtinė paskyra yra specifinis pasikartojančios, atskirai modifikuotos, paskyros egzempliorius.)

Paslaugų paskyrų sinchronizavimas

• Susiejimas: Aptarnavimo paskyros Dynamics 365 sinchronizuojamos su "Exchange" kaip susitikimai.

• Kvietimai ir atšaukimai: Kvietimai ir atšaukimai niekada nesiunčiami į aptarnavimo susitikimus.

• Kopijos: sinchronizavimo metu vartotojai gauna savo tarnybos paskyros kopiją į savo pašto dėžutes. Paslaugų paskyrų pagrindinio organizatoriaus nėra.

Sinchronizuojami kontaktai

• Susiejimas: Dynamics 365 kontaktai sinchronizuojami su "Exchange" kaip kontaktai.

• Adresų sinchronizavimas: žiūrėkite Kontaktų adresų sinchronizavimas.

• Ištrinti kontaktai:

  • "Dynamics 365" panaikinti kontaktai "Exchange" panaikinami tik tuo atveju, jei sinchronizuojantis vartotojas nėra kontakto savininkas.
  • "Exchange" panaikinti kontaktai "Dynamics 365" panaikinami tik tuo atveju, jei sinchronizuojantis vartotojas yra kontakto savininkas.

Užduočių sinchronizavimas

Užduočių sinchronizavimas tarp "Dynamics 365" ir "Exchange" priklauso nuo sinchronizavimo krypties ir užduoties ypatybių.

Užduočių sinchronizavimas iš "Dynamics 365" į "Exchange"

• Susiejimas: Faksogramos, laiškai, telefono skambučiai ir užduotys Dynamics 365 sinchronizuojami su "Exchange" kaip užduotys.

• Priminimas: Jei užduoties terminas yra daugiau nei prieš dieną, o užduoties būsena Dynamics 365 yra Open arba Scheduled, sinchronizavimo metu nustatomas priminimas.

• Terminas: Dynamics 365 suplanuota užduoties pabaigos data sinchronizuojama su "Exchange" kaip užduoties terminas.

• Užduoties būsena: Kai nenurodytas įvykdymo procentas:

  • Atidaryta užduotis sinchronizuojama su „Exchange“ kaip Nepradėta.
  • Užbaigta arba Atšaukta užduotis sinchronizuojama su „Exchange“ kaip Užbaigta.

• Užbaigimo data: užduoties faktinė pabaigos data sinchronizuojama su "Exchange" kaip užduoties užbaigimo data.

• Panaikintos užduotys: Dynamics 365 panaikintos užduotys "Exchange" panaikinamos tik tuo atveju, jei jų būsena "Exchange" nėra Baigta.

• Užduoties automatinis užbaigimas: Užduotys, pažymėtos kaip Baigta Dynamics 365, turi reikšmę lauke actualEnd. Jei užpildomas užduoties actualEnd laukas, o data – praeityje, užduotis automatiškai sinchronizuojama su „Exchange“ kaip automatiškai Baigta . Jei iš naujo suaktyvinti užduotį naudojate tinkinimus, patikrinkite, ar išvalote actualEnd datą, kad sinchronizuojant serveryje ji nebūtų automatiškai baigiama.

Užduočių sinchronizavimas iš "Exchange" į "Dynamics 365"

• Susiejimas: "Exchange" užduotys sinchronizuojamos su Dynamics 365 kaip užduotimis.

• Užduoties būsena: Užduotys, kurios nebuvo pradėtos sinchronizuojant "Exchange" su Dynamics 365 kaip Nepradėta.

• Faktinė užduoties pradžia: Kai "Exchange" sukurta užduotis sinchronizuojama su Dynamics 365, jos laukas actualStart nustatomas į dabartinę laiko žymą.

• Panaikintos užduotys: Pagal numatytuosius nustatymus faksogramos, laiškai, telefono skambučiai ir užduotys, kurios panaikinamos "Exchange", taip pat panaikinamos Dynamics 365. Šį elgesį galima pakeisti perjungiant OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBeceliorSyncExchange.

• Atlikimo procentas: Užduotys, nustatytos kaip 100,% sinchronizuojamos Dynamics 365 kaip Baigta.

Išplėstiniai sinchronizavimo parametrai

Logiškai panaikintų elementų nepaisykite sinchronizavimo metu

Kai bet kuris elementas nebeatitinka sinchronizavimo filtrų , jis paprastai yra dėl vienos iš dviejų priežasčių:

• Jo įrašo "Dynamics 365" nebėra, nes jis buvo fiziškai panaikintas.
• Jo įrašas vis dar yra "Dynamics 365", bet jo nebegalima pasiekti. Su pašto dėžute susietas vartotojas prarado prieigą prie elemento arba elemento ypatybės pasikeitė ir jis nebetinka sinchronizavimo filtrui. Ši sąlyga vadinama loginiu naikinimu.

Pagal numatytuosius nustatymus sinchronizavimas serveryje abiem atvejais siunčia naikinimo operaciją į „Exchange“. Norėdami pakeisti šį elgesį ir nepaisyti loginių naikinimų, įjunkite DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSyncOrgDbOrgSettings.

Daugiau informacijos apie sinchronizavimo filtrus žr.:

• Pasirinkite įrašus, kuriuos norite sinchronizuoti tarp "customer engagement" programų ir "Exchange"
• Numatytųjų sinchronizavimo filtrų nustatymas keliems vartotojams paskyroms, kontaktams arba užduotims

Leisti nukopijuotus elementus

Kai bet kuris susietas elementas kopijuojamas į „Exchange“, sinchronizavimas serveryje nepaiso kopijavimo veiksmo pagal numatytuosius nustatymus. Taip išvengiama pasikartojančios informacijos kūrimo programoje "Dynamics 365". Norėdami tai pakeisti ir iš „Exchange“ perkelti elementų dublikatus, išjunkite parametrą IgnoreCopiedItemsInSSSForMailboxOrgDbOrgSettings.

Paskyrų priedų, kontaktų adresų ir užduočių sinchronizavimas programoje "Outlook"

Šie skyriai taikomi sinchronizavimui, atliekamam naudojant "Dynamics 365 for Outlook" arba sinchronizavimą serveryje. Daugiau informacijos žr. El. pašto sistemos integravimas.

Paskyros priedų sinchronizavimas

Vartotojai gali pridėti dokumentus, paveikslėlius, įrašus ir kitus failus prie paskyrų, kurias sukuria "Dynamics 365" arba "Dynamics 365 for Outlook" programoje. Pagal numatytuosius nustatymus priedai neįtraukiami sinchronizuojant paskyras. Norėdami juos įtraukti:

1. Programoje Dynamics 365 Outlook" eikite į Settings>Administration>System Settings.
2. Skirtuke Sinchronizavimas pasirinkite Sinchronizuoti paskyrų priedus su Outlook arba Exchange.

Priedų sinchronizavimo aspektai

• Jei išjungsite priedų sinchronizavimą, priedai nebus rodomi "Dynamics 365" paskyrose. Jie vis dar rodomi "Dynamics 365 for Outlook" paskyrose.
• Negalima sinchronizuoti priedų, esančių pasikartojančiose paskyrose arba paslaugų paskyrose.
• Priedai gali padidinti sinchronizavimo laiką. Jei naudojate mažo pralaidumo tinklą, galite naudoti priedus tausodami.

Kontakto adresų sinchronizavimas

Dynamics 365 for Outlook" skirtuke Sinchronizavimas pasirinkite vieną iš šių parinkčių, kad pasirinktumėte, kaip sinchronizuoti kontaktų adresus:

• Sinchronizuoti pašto adresą tik Outlook kontakte: Vienas pašto adresas sinchronizuojamas tarp Dynamics 365 ir Outlook. Tai yra numatytasis parametras ir to pakanka daugeliui organizacijų.

• Sinchronizuoti visus tris adresus (Verslas, Namai, Kita) Outlook kontakte: Visi trys Outlook pašto adresai (Verslas, Namai ir Kita) sinchronizuojami tarp Dynamics 365 ir Outlook.

Programoje "Outlook" priskirtų užduočių sinchronizavimas

Pagal numatytuosius nustatymus "Dynamics 365 for Outlook" sukurtos užduotys nesinchronizuojamos su "Dynamics 365". Norėdami juos sinchronizuoti, Dynamics 365 for Outlook" skirtuke Sinchronizavimas pasirinkite Sinchronizuoti užduotis, priskirtas Outlook.

Užduočių sinchronizavimo aspektai

• Negalima sinchronizuoti pasikartojančių užduočių.
• Asmuo, kuris priskiria užduotį, ir asmuo, kuriam užduotis priskirta, turi būti toje pačioje organizacijoje.
• Užduotys negali būti sinchronizuojamos su keliais el. pašto adresais.

Taip pat žiūrėkite

• Sinchronizavimas serveryje
• Prisijungti prie Exchange Online
• Pasirinkite įrašus, kuriuos norite sinchronizuoti tarp "customer engagement" programų ir "Exchange"
• El. laiško ar susitikimo susiejimas ir sekimas konkrečioje programos eilutėje
• El. laiško arba paskyros sekimas nesusiejant jų su konkrečia eilute
• Naudokite Outlook kategoriją paskyroms ir el. laiškams sekti
• OrgDbOrgSettings
• Įrašant paskyrą [paskyros tema] iš "Exchange" į "Microsoft Dynamics 365
• Kontaktų adresų sinchronizavimas
• Integruokite savo el. pašto sistemą
• Kuriuos laukus galima sinchronizuoti tarp Dynamics 365 programų ir Outlook?