Sinhronizacijska logika za sestanke, stike in opravila

Ta članek raziskuje, kako so termini, stiki in naloge sinhronizirani med Dynamics 365 in Exchange. E-pošta se sinhronizira ločeno.

Privzeto se termini, kontakti in naloge sinhronizirajo v obeh smereh med Dynamics 365 in Exchange. Sinhronizacija na strani strežnika, znana tudi kot sinhronizacija Exchange, je prednostna metoda. Sinhronizacija poteka drugače, odvisno od elementa, ki se sinhronizira, in smeri sinhronizacije.

Zahteve konfiguracije sinhronizacije

Preden lahko sinhronizirate termine, kontakte in naloge, mora ustrezni zapis poštnega predalčka v Dynamics 365 izpolnjevati naslednje zahteve. Upoštevajte, da nabiralniki v čakalni vrsti ne podpirajo sinhronizacije sestankov, stikov ali opravil.

• E-poštni naslov uporabnika je odobren.
• Nabiralnik je preskušen in omogočen.
• E-pošta, sestanki, stiki in opravila uporabljajo strežniško sinhronizacijo.

Za več informacij glejte Connect to Exchange Online in Sinhronizacija na strežniški strani.

Sinhronizacija iz Dynamics 365 v Exchange

Ko je element sinhroniziran s strežnikom Exchange, se vzpostavi povezava. Sinhronizacija je vedno dvosmerna. Vsaka sprememba na eni strani se odraža na drugi.

Razumevanje sinhronizacijskih filtrov

Sinhronizacijski filtri določajo zapise, ki se sinhronizirajo iz Dynamics 365 v Exchange z uporabo sinhronizacije na strežniški strani. Sinhronizacijski filtri so občutljivi na varnostne pravice uporabnika za vsako vrsto zapisa.

Ko zapis Dynamics 365 prvič ustreza kriterijem filtra sinhronizacije uporabnika, se zapis sinhronizira kot dejanje Create z Exchange poštnim predalom ciljnega uporabnika. Nadaljnje posodobitve zapisa v Dynamics 365 so sinhronizirane z ustreznim Exchange elementom kot Update akcija. Ko Dynamics 365 zapis, ki je bil prej sinhroniziran na Exchange, ne izpolnjuje več kriterijev za filtr sinhronizacije uporabnika, se Dynamics 365 zapis sinhronizira kot dejanje Delete v Exchange. To se lahko zgodi za zapise Dynamics 365, ki so fizično izbrisani, in za tiste, ki so logično izbrisani. Logično izbrisan zapis je vsak zapis, ki še vedno obstaja v Dynamics 365, vendar ga uporabnikov sinhronizacijski filter ne vrne več. Če želite več informacij o fizičnem in logičnem brisanju, preberite v članku Prezri logično izbrisane elemente med sinhronizacijo .

Če želite ponazoriti ta različna dejanja sinhronizacije, razmislite o tem scenariju:

Paul Cannon in Laura Norman sta konfigurirana tako, da uporabljata vnaprej pripravljen sinhronizacijski filter »Moji aktivni stiki «, ki privzeto sinhronizira stike v lasti uporabnika. Stik Linda Mitchell je prvotno v lasti Paula in je sinhroniziran s Paulovim nabiralnikom v Exchangeu kot Create med Paulovim prvim sinhronizacijskim ciklom. Kasneje Paul v Dynamics 365 ponovno dodeli kontaktno vrstico Lauri. Med Paulovim naslednjim sinhronizacijskim ciklom se stik sinhronizira kot Izbriši v Paulov nabiralnik, saj vrstica stika ne izpolnjuje več Paulovih pogojev za sinhronizacijski filter. Prav tako je stik sinhroniziran z Laurinim nabiralnikom kot Ustvari med Laurinim naslednjim sinhronizacijskim ciklom, saj zapis zdaj izpolnjuje Laurina merila za sinhronizacijski filter. Posodobitve kontakta v Dynamics 365 se še naprej sinhronizirajo z Laurinim Exchange nabiralnikom kot Update dokler Dynamics 365 zapis še naprej izpolnjuje Laurine kriterije za sinhronizacijski filtr.

Če želite več informacij, glejte Izberite zapise za sinhronizacijo med aplikacijami Customer Engagement in Exchangeem.

Sinhronizacija iz Exchange v Dynamics 365

Termini, kontakti in naloge se sinhronizirajo iz Exchange v Dynamics 365 le, če so izpolnjene naslednje zahteve:

• Postavka je bila ustvarjena v aplikaciji Dynamics 365 za Outlook.
• Postavka je sledena do Dynamics 365 v Dynamics 365 za Outlook.
• Kategorija Sledenje v kategorijo Dynamics 365 se uporablja v Outlook ali drugem e-poštnem odjemalcu, ne pa Dynamics 365 za Outlook.

Ko so te zahteve izpolnjene, strežniška sinhronizacija ustvari element v Dynamics 365 in vzpostavi povezavo. Sinhronizacija je vedno dvosmerna. Vsaka sprememba na eni strani se bo odrazila na drugi.

Če želite več informacij, si oglejte:

• Povežite in sledite e-poštnemu sporočilu ali sestanku v določeni vrstici v aplikaciji
• Sledenje e-poštnemu sporočilu ali sestanku brez povezave z določeno vrstico
• Uporabite Outlook kategorijo za sledenje terminom in e-poštnim sporočilom

Sinhronizacija sestankov

Kako se termini sinhronizirajo med Dynamics 365 in Exchange, je odvisno od smeri sinhronizacije in lastnosti termina.

Organizator sestanka

Organizator sestankov je ključno polje za sinhronizacijo sestankov. Poganja različna sinhronizacijska vedenja. Na primer, le organizator terminov Dynamics 365 lahko sinhronizira in razdeli termine iz Dynamics 365 udeležencem izmenjave. Ko ustvarjate termine z uporabo prilagoditev, kot sta Power Automate ali prilagojena koda, poskrbite, da je organizator pravilno določen. Polje organizatorja ni privzeto izpostavljeno v obrazcu za sestanke. Po potrebi ga lahko dodate v obrazce, poglede ali poizvedbe za napredno iskanje, da potrdite prisotnost in pravilnost vrednosti.

Če se organizator terminov spremeni v Dynamics 365 po sinhronizaciji z Exchange, lahko to povzroči, da izvirni organizator izda odpoved. To se lahko zgodi, ker sestanek ne izpolnjuje več pogojev uporabnikovih sinhronizacijskih filtrov. Poleg tega lahko novi organizator sinhronizira sestanek kot novo srečanje v Exchangeu. Obnašanje pošiljanja preklica s strani prejšnjega organizatorja je mogoče spremeniti z nastavitvijo OrgDBOrgSetting z imenom DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Sinhronizacija terminov iz Dynamics 365 v Exchange

• Mapping: Termini v Dynamics 365 sinhronizirajo v Exchange kot sestanke.

• Status termina: Če je status termina v Dynamics 365 Zaključeno, Preklicano ali Free (Open), se status termina sinhronizira z Exchange kot Free. Če je status termina v Dynamics 365 Zasedeno (Načrtovano), se termin sinhronizira z Exchange kot Zasedeno.

• Opomnik: Opomnik ni nastavljen, če je sestanek pred več kot sedmimi dnevi ali če je stanje sestanka Prosto (Odprto).

• Povabila: Povabilo se ne pošlje, če:

  • Sestanek je v preteklosti.
  • Noben udeleženec ni povabljen.
  • Uporabnik, ki sinhronizira sestanek, ni organizator.
  • Nobena od naslednjih lastnosti ni bila spremenjena: zadeva, telo, lokacija, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Sinhronizacija odpovedanih in izbrisanih terminov iz Dynamics 365 v Exchange

Exchange pošlje udeležencem preklic sestanka, ko je sestanek izbrisan v nabiralniku organizatorja.

Če je termin izbrisan v Dynamics 365, preklic ni poslan, če:

• Sestanek je v preteklosti.
• Uporabnik, ki sinhronizira sestanek, ni organizator sestanka.
• Sestanek nima udeležencev.

Privzeto se termini, ki so odpovedani v Dynamics 365, ne sinhronizirajo z Exchange kot Canceled. Če želite spremeniti to vedenje, vklopite možnost SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange v OrgDbOrgSettings. Ko je ta nastavitev omogočena, preklic termina v Dynamics 365 prekliče sestanek v Exchangeu, kar preklic pošlje udeležencem.

Ko je termin izbrisan v Dynamics 365 in sinhroniziran z Exchange, se termin izbriše v Exchangeu le, če so izpolnjeni vsi naslednji pogoji:

• Sestanek je povezan.
• Uporabnik, ki sinhronizira sestanek, je organizator.
• Sestanek je v prihodnosti.
• Sestanek ni bil logično izbrisan.

Če niso izpolnjeni vsi ti pogoji, sestanek še vedno obstaja v strežniku Exchange, vendar ni povezan.

Pri spremljanju ponavljajočih se srečanj Dynamics 365 ne pošlje novih vabil udeležencem, če:

• Vse pojavitve serije še vedno obstajajo v Outlook in Exchange.
• Noben udeleženec ni bil dodan ali izbrisan.

Če je organizator izbrisal pretekle primere serije, jih Dynamics 365 zazna kot manjkajoče v Exchangeu. Ponovno jih ustvari in udeležencem pošlje novo povabilo.

Sinhronizacija terminov iz Exchange v Dynamics 365

• Mapping: Sestanki v Exchangeu se sinhronizirajo s Dynamics 365 kot termini. Ponavljajoči se sestanki sinhronizirajo z Dynamics 365 kot ponavljajočim se terminom in njegovimi primeri. Če so posamezne instance ponavljajočega se sestanka spremenjene v Exchangeu, se sinhronizirajo z Dynamics 365 kot zapisi o izjemah.

• Status imenovanja in stanje prosto/zasedeno: Če je stanje imenovanja v Exchange Free, se stanje imenovanja sinhronizira v Dynamics 365 kot Free. Če je stanje Completed ali Canceled v Dynamics 365, je status imenovanja v Dynamics 365 nastavljen na Completed. Če je država Dynamics 365 Open je status imenovanja nastavljen na Free. Če je status Prosto/Zasedeno na izmenjavi nastavljen na Delo drugje, je imenovanje Dynamics 365 nastavljeno na stanje Odprto in status je Brezplačno. Če je status termina na Exchange Zasedeno, je Dynamics 365 sestanek nastavljen na Zasedeno (Načrtovano).

• Termini z zaključenim ali preklicanim stanjem v Dynamics 365: Če je stanje termina v Dynamics 365 Zaključeno ali Odpovedano, se nobene spremembe sestanka v Exchangeu ne sinhronizirajo s Dynamics 365.

• Rezervacija terminov in upravljanje konfliktov: Ko je termin zabeležen do Dynamics 365, strežniška sinhronizacija uporablja API za rezervacije, da zagotovi, da so udeleženci na voljo ob določenem času. Na primer, če ima organizatorjev koledar v Dynamics 365 ob istem času še en termin, rezervacija ne uspe in termin ni sinhroniziran. Uporabnik lahko naslovi konflikt načrtovanja, izbere, da ga prezre, in pusti, da se sestanek vseeno sinhronizira. Rezervacija iz Dynamics 365 v Outlook samodejno zatre konflikt razporejanja. Za več informacij glejte Ugotovljen je bil konflikt pri razporejanju pri shranjevanju termina [predmet termina] iz Exchangea v Microsoft Dynamics 365.

Sinhronizacija preklicanih in izbrisanih terminov iz Exchange na Dynamics 365

Ko je sledeni termin ali izjema izbrisan v Exchangeu, termin ni izbrisan v Dynamics 365 med sinhronizacijo, če:

• Stanje je Dokončano ali Preklicano.
• Sestanek je v preteklosti.
• Uporabnik, ki sinhronizira sestanek, ni organizator sestanka.

(Izjema sestanka je določen primer ponavljajočega se sestanka, ki je bil individualno spremenjen.)

Sinhronizacija sestankov storitve

• Mapping: Termini storitev v Dynamics 365 sinhronizirajo v Exchange kot sestanke.

• Povabila in odpovedi: Povabila in odpovedi za termine obravnave se nikoli ne pošiljajo.

• Kopije: Med sinhronizacijo uporabniki prejmejo svojo kopijo servisnega termina v svoje nabiralnike. Ni osrednjega organizatorja za sestanke storitve.

Sinhroniziranje stikov

• Mapping: Kontakti v Dynamics 365 sinhronizirajo v Exchange kot kontakti.

• Sinhronizacija naslovov: Glejte Sinhronizacija naslovov za stike.

• Izbrisani stiki:

  • Kontakti, izbrisani v Dynamics 365, so v Exchangeu izbrisani le, če sinhronizacijski uporabnik ni lastnik stika.
  • Stiki, izbrisani v Exchangeu, so v Dynamics 365 izbrisani le, če je sinhronizacijski uporabnik lastnik stika.

Sinhronizacija opravil

Kako se naloge sinhronizirajo med Dynamics 365 in Exchange, je odvisno od smeri sinhronizacije in lastnosti naloge.

Sinhronizacija nalog iz Dynamics 365 v Exchange

• Mapping: Faksi, pisma, telefonski klici in naloge v Dynamics 365 sinhronizirajo v Exchange kot naloge.

• Reminder: Če je rok za oddajo naloge več kot en dan nazaj in je stanje naloge v Dynamics 365 Odpri ali Scheduled, se med sinhronizacijo nastavi opomnik.

• Datum odhoda: Načrtovani datum zaključka naloge v Dynamics 365 se sinhronizira z Exchangeom kot datum izpolnitve naloge.

• Stanje opravila: Če odstotek dokončanosti ni določen:

  • Odprto opravilo se sinhronizira z aplikacijo Exchange kot Ni začeto.
  • Dokončano ali Preklicano opravilo se sinhronizira z aplikacijo Exchange kot Dokončano.

• Datum dokončanja: Dejanski končni datum opravila se sinhronizira z Exchangeom kot datum dokončanja opravila.

• Izbrisane naloge: Naloge, ki so izbrisane v Dynamics 365, se v Exchangeu izbrišejo le, če njihov status v Exchangeu ni Completed.

• Samodejno dokončanje naloge: Naloge, označene kot Complete v Dynamics 365 imajo vrednost v polju actualEnd. Če je polje opravila actualEnd izpolnjeno in je datum v preteklosti, se opravilo samodejno sinhronizira s strežnikom Exchange kot Dokončano. Če za ponovno aktiviranje opravila uporabite prilagoditve, počistite datum actualEnd, da se izognete samodejnemu dokončanju sinhronizacije na strani strežnika.

Sinhronizacija nalog iz Exchange v Dynamics 365

• Mapping: Naloge v Exchangeu se sinhronizirajo, da Dynamics 365 kot naloge.

• Status naloge: Naloge, ki še niso bile zagnane v Exchangeu, se sinhronizirajo v Dynamics 365 kot Ni začeto.

• Task actual start: Ko se naloga, ustvarjena v Exchangeu, sinhronizira z Dynamics 365, se njeno polje actualStart nastavi na trenutni časovni žig.

• Izbrisane naloge: Privzeto se v Dynamics 365 izbrišejo tudi faksi, pisma, telefonski klici in naloge, ki so izbrisane v Exchangeu. To vedenje lahko spremenite tako, da preklopite OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

• Dokončano: Naloge, nastavljene na 100,% popolno sinhronizacijo s Dynamics 365 kot Dokončano.

Napredne nastavitve sinhronizacije

Prezri logično izbrisane elemente med sinhronizacijo

Ko se kateri koli element ne ujema več s filtri za sinhronizacijo, je to običajno zaradi enega od dveh razlogov:

• Njegov zapis v Dynamics 365 ne obstaja več, ker je bil fizično izbrisan.
• Njegov zapis še vedno obstaja v Dynamics 365, vendar do njega ni več mogoče dostopati. Uporabnik, ki je bil povezan z nabiralnikom, je izgubil dostop do elementa ali pa so se lastnosti elementa spremenile in se ne ujema več s filtri za sinhronizacijo. Ta pogoj se imenuje logično brisanje.

Sinhronizacija na strežniku privzeto pošlje operacijo brisanja v strežnik Exchange v obeh primerih. Če želite spremeniti to vedenje in prezreti logična brisanja, vklopite možnost DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync v razdelku OrgDbOrgSettings.

Za več informacij o filtrih sinhronizacije glejte:

• Izberite zapise, ki jih želite sinhronizirati med aplikacijami za interakcijo s strankami in storitvijo Exchange
• Nastavitev privzetih filtrov sinhronizacije za več uporabnikov za sestanke, stike ali opravila

Dovoli kopirane elemente

Ko je v strežniku Exchange kopiran kateri koli povezan element, sinhronizacija na strani strežnika privzeto prezre dejanje kopiranja. To vedenje preprečuje ustvarjanje podvojenih informacij v Dynamics 365. Če želite spremeniti to vedenje in prinesti podvojene elemente iz strežnika Exchange, izklopite možnost IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox v nastavitvi OrgDbOrgSettings.

Sinhronizacija priponk za termine, kontaktnih naslovov in nalog v Outlook

Naslednji razdelki veljajo za sinhronizacijo, ki poteka prek Dynamics 365 za Outlook ali strežniško sinhronizacijo. Za več informacij glejte : Integracija e-poštnega sistema.

Sinhronizacija prilog k sestankom

Uporabniki lahko priložijo dokumente, slike, posnetke in druge datoteke na termine, ki jih ustvarijo v Dynamics 365 ali aplikaciji Dynamics 365 for Outlook. Pri sinhronizaciji sestankov priloge privzeto niso vključene. Če jih želite vključiti:

1. V Dynamics 365 za Outlook pojdite v Settings>Administration>System Settings.
2. Na zavihku Sinhronizacija izberite Sinhroniziraj priloge za termine z Outlook ali Exchange.

Opombe pri sinhronizaciji prilog

• Če izklopite sinhronizacijo priponk, se priponke v terminih v Dynamics 365 ne prikažejo. Še vedno se pojavljajo na terminih v Dynamics 365 za Outlook.
• Prilog v ponavljajočih se sestankih ali sestankih storitve ne morete sinhronizirati.
• Priloge lahko podaljšajo čas sinhronizacije. Če uporabljate omrežje z nizko pasovno širino, boste morda želeli varčno uporabljati priloge.

Sinhronizacija naslovov za stik

Na zavihku Synchronization v Dynamics 365 for Outlook izberite eno od naslednjih možnosti za sinhronizacijo kontaktnih naslovov:

• Sinhronizirajte poštni naslov samo v Outlook contact: En poštni naslov je sinhroniziran med Dynamics 365 in Outlook. Za večino organizacij je to dovolj in je privzeto.

• Sinhronizirajte vse tri naslove (poslovni, domači, drugi) v Outlook kontakt: Vsi trije Outlook poštni naslovi (poslovni, domači in drugi) so sinhronizirani med Dynamics 365 in Outlook.

Sinhronizacija nalog, ki so dodeljene v Outlook

Privzeto naloge, ustvarjene v Dynamics 365 za Outlook, niso sinhronizirane z Dynamics 365. Za sinhronizacijo na zavihku Synchronization v Dynamics 365 for Outlook izberite naloge Synchronize, ki so dodeljene v Outlook.

Opombe pri sinhronizaciji opravil

• Ponavljajoča se opravila ni mogoče sinhronizirati.
• Oseba, ki dodeljuje opravilo, in oseba, ki ji je opravilo dodeljeno, morata biti v isti organizaciji.
• Opravil ni mogoče sinhronizirati na več e-poštnih naslovov.

Glejte tudi

• Sinhronizacija na strani strežnika
• Poveži se na Exchange Online
• Izberite zapise, ki jih želite sinhronizirati med aplikacijami za interakcijo s strankami in storitvijo Exchange
• Povežite in sledite e-poštnemu sporočilu ali sestanku v določeni vrstici v aplikaciji
• Sledenje e-poštnemu sporočilu ali sestanku brez povezave z določeno vrstico
• Uporabite Outlook kategorijo za sledenje terminom in e-poštnim sporočilom
• NastavitveOrgDbOrg
• Pri shranjevanju termina [predmet terminacije] iz Exchangea v Microsoft Dynamics 365
• Sinhronizacija naslovov za stike
• Integrirajte svoj e-poštni sistem
• Katera polja je mogoče sinhronizirati med Dynamics 365 aplikacijami in Outlook?