แผนสําหรับการเข้ารหัสข้อความ Microsoft Purview

ก่อนที่คุณจะใช้การเข้ารหัสข้อความทั่วทั้งองค์กรของคุณ จําเป็นต้องพิจารณาการตัดสินใจที่สําคัญสองสามข้อก่อน ตัวเลือกเหล่านี้จะส่งผลต่อวิธีการทํางานของการเข้ารหัสลับสําหรับผู้ใช้ปลายทางและวิธีการรับข้อความจากผู้รับภายนอก นอกจากนี้ยังกําหนดว่าคุณลักษณะสอดคล้องกับเป้าหมายและรูปแบบสิทธิ์การใช้งานขององค์กรของคุณหรือไม่

การเข้ารหัสข้อความใน Microsoft 365 นั้นขับเคลื่อนโดย Azure Rights Management (Azure RMS) ซึ่งเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติสําหรับการสมัครใช้งานที่เหมาะสมที่สุด เมื่อ Azure RMS เปิดใช้งาน การเข้ารหัสข้อความ Purview ของ Microsoft Purview จะพร้อมใช้งาน อย่างไรก็ตาม วิธีที่คุณกําหนดค่าและวิธีที่คุณมีประสบการณ์โดยผู้ใช้สามารถแตกต่างกันไปตามปัจจัยการออกแบบต่างๆ

การให้สิทธิ์การใช้งานและความพร้อมใช้งานของคุณลักษณะ

เมื่อต้องการใช้การเข้ารหัสข้อความ Microsoft Purview ผู้เช่าของคุณต้องมีสิทธิ์การใช้งานที่ได้รับการสนับสนุน ความสามารถนี้รวมอยู่ในแผน Microsoft 365 E3, E5 และ Business Premium สําหรับแผนอื่น ๆ เช่น Exchange Online Plan 1 หรือ Office 365 E1 คุณสามารถเพิ่ม Azure Information Protection Plan 1 เพื่อเปิดใช้งานการเข้ารหัสข้อความได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้แต่ละรายที่ได้รับประโยชน์จากการเข้ารหัสข้อความมีสิทธิ์การใช้งานที่เหมาะสม

ถ้าคุณกําลังใช้ Active Directory Rights Management Services (AD RMS) คุณจะต้องโยกย้ายไปยัง Azure RMS การเข้ารหัสข้อความใช้ไม่ได้กับ AD RMS และการเปลี่ยนจะเกิดขึ้นก่อนที่คุณสามารถเปิดใช้งานความสามารถ Purview

การสนับสนุนไคลเอ็นต์อีเมล

หนึ่งในจุดแข็งสําคัญของการเข้ารหัสข้อความ Purview คือทํางานข้ามแพลตฟอร์มมากมาย รวมถึง Outlook สําหรับเดสก์ท็อป อุปกรณ์เคลื่อนที่ และเว็บ ผู้รับภายนอกที่ใช้ Gmail, Yahoo หรือบริการอื่น ๆ สามารถเข้าถึงข้อความที่เข้ารหัสลับผ่านพอร์ทัลเว็บที่ปลอดภัย พวกเขาไม่จําเป็นต้องติดตั้งแอปพิเศษหรือลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft 365

ประสบการณ์การอ่านแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับไคลเอ็นต์ ผู้ใช้ใน Outlook มักจะเห็นข้อความดั้งเดิม ในขณะที่ผู้รับรายอื่นได้รับข้อความที่ตัดคําที่มีการเชื่อมโยงไปยังพอร์ทัลความปลอดภัย ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นประโยชน์ในการทดสอบประสบการณ์จากผู้รับหลายชนิดในระหว่างการเผยแพร่

การสร้างแบรนด์และประสบการณ์ของผู้ใช้

คุณสามารถกําหนดรูปลักษณ์และความรู้สึกของข้อความที่เข้ารหัสลับโดยการปรับเปลี่ยนแม่แบบตราสินค้าที่ใช้ในพอร์ทัลข้อความที่เข้ารหัสลับได้ การดําเนินการนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าผู้รับภายนอกทราบว่าข้อความนั้นถูกกฎหมายและเชื่อมโยงกับองค์กรของคุณ

หากคุณวางแผนที่จะใช้คุณลักษณะการเข้ารหัสข้อความขั้นสูง เช่น ข้อความหมดอายุหรือการเพิกถอน แบรนด์แบบกําหนดเองจําเป็น การสร้างแบรนด์นี้คือสิ่งที่ทําให้ตัวห่อพอร์ทัลสามารถนําไปใช้อย่างสม่ําเสมอและทริกเกอร์ลักษณะการทํางานที่ต้องการ

การเลือกระหว่างเทมเพลตการเข้ารหัสลับและป้ายชื่อระดับความลับ

ใน Microsoft 365 คุณสามารถใช้การเข้ารหัสลับด้วยสองวิธีหลัก:

• เทมเพลตการเข้ารหัสที่ใช้ในกฎโฟลว์จดหมายหรือกําหนดค่าด้วยตนเองโดยผู้ดูแลระบบ
• ป้ายชื่อระดับความลับซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดประเภทและป้องกันเนื้อหาด้วยตนเอง

เทมเพลตเหมาะอย่างยิ่งสําหรับการบังคับใช้การเข้ารหัสโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขของข้อความ เช่น ผู้รับหรือคําสําคัญที่กําหนด ป้ายชื่อระดับความลับมีกลยุทธ์การป้องกันข้อมูลมากขึ้นโดยใช้การเข้ารหัสลับพร้อมกับการตั้งค่าอื่น ๆ เช่น การทําเครื่องหมายด้วยภาพหรือข้อจํากัดการเข้าถึง

เมื่อเลือกระหว่างทั้งสองแบบ ให้พิจารณาว่าคุณต้องการให้การบังคับใช้ที่สอดคล้องกัน เป็นอัตโนมัติ หรือต้องการให้ผู้ใช้มีความยืดหยุ่นในการจัดประเภทเนื้อหาของตนเองมากขึ้น

เมื่อต้องใช้การเข้ารหัสข้อความขั้นสูง

การเข้ารหัสข้อความขั้นสูงสร้างขึ้นจากประสบการณ์การเข้ารหัสลับพื้นฐาน และให้การควบคุมที่ละเอียดมากขึ้นเกี่ยวกับการเข้าถึงภายนอก ด้วยคุณลักษณะนี้ คุณสามารถ:

• ทําให้การเข้าถึงข้อความที่เข้ารหัสหมดอายุหลังจากระยะเวลาหนึ่ง
• เพิกถอนการเข้าถึงข้อความหลังจากที่ข้อความถูกส่งไปแล้ว
• ใช้การสร้างแบรนด์แบบกําหนดเองและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับใช้พอร์ทัลที่ปลอดภัย

คุณลักษณะเหล่านี้จะมีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดการกับข้อมูลที่สําคัญที่มีวงจรชีวิตสั้น ๆ หรือเมื่อองค์กรของคุณต้องการการปฏิบัติตามข้อกําหนดที่เข้มงวด นี่คือการเปรียบเทียบด่วนเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจว่าการเข้ารหัสข้อความเวอร์ชันใดตรงกับความต้องการของคุณที่ดีที่สุด