Hướng dẫn: Bắt đầu với khả năng khai thác quy trình

Hướng dẫn này cho phép bạn trải nghiệm khả năng khai thác quy trình với dữ liệu mẫu. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tạo một quy trình, nhập dữ liệu rồi phân tích dữ liệu đó.

Tải xuống dữ liệu mẫu

Để biết hướng dẫn khai thác quy trình, hãy tải xuống tệp CSV nhật ký sự kiện mẫu:

• Phiên bản tiếng Anh
• Phiên bản tiếng Pháp

Dữ liệu mẫu trong hướng dẫn này chỉ mang tính minh họa và là dữ liệu hư cấu. Không có liên kết được ám chỉ hoặc suy diễn.

Tạo một quy trình

1. Đăng nhập vào Power Automate.
2. Chọn môi trường của bạn.
3. Trên ngăn điều hướng bên trái, chọn Khai thác quy trình.
4. Trong phần Tạo quy trình mới , chọn Bắt đầu tại đây.
5. Trong màn hình Tạo quy trình mới , nhập tên quy trình, sau đó chọn Nhập dữ liệu.
6. (Tùy chọn) Nhập mô tả cho quy trình của bạn.
7. Chọn Tiếp tục.
8. (Tùy chọn) Chọn Power BI không gian làm việc để đính kèm quy trình của bạn vào và đặt tên cho báo cáo.
9. Chọn Tiếp tục.

Nhập dữ liệu

1. Trong màn hình Chọn nguồn dữ liệu , chọn Văn bản/CSV.

2. Trong tiêu đề Cài đặt kết nối , chọn Tải tệp lên (Xem trước).

3. Chọn Duyệt.

4. Tìm và chọn SampleData_AP_Refunds_Financial_EventLog.csv mà bạn đã tải xuống trước đó.

5. Chọn Mở.

   

6. Nếu bạn được yêu cầu xác thực, hãy chọn Đăng nhập và làm theo lời nhắc.

7. Chọn Tiếp theo.

8. Khi bạn thấy truy vấn nguồn cho phép bạn chuyển đổi dữ liệu, hãy chọn Tiếp theo.

9. Ghép Tên thuộc tính từ dữ liệu mẫu với Loại thuộc tính cho phù hợp. Trong mẫu này, các thuộc tính dữ liệu bạn thay đổi là InvoiceValue, Resource, StartTimestamp, EndTimestamp, CaseId và ActivityName.

   Khi hoàn tất, ánh xạ thuộc tính sẽ trông giống như ảnh chụp màn hình sau.

   

10. Chọn Lưu và phân tích. Quá trình phân tích có thể mất vài phút để chạy.

    Khi quá trình phân tích hoàn tất, bạn sẽ thấy sơ đồ quy trình và bảng thông tin với những thông tin chi tiết khác về quy trình của mình. Trên bảng điều khiển, bạn có thể xem nhiều số liệu có thể giúp bạn phân tích quy trình của mình. Để tìm hiểu cách phân tích sơ đồ quy trình và số liệu, hãy truy cập Hình dung và thu thập thông tin chi tiết từ các quy trình trong khả năng khai thác quy trình .

    

Phân tích một quá trình

Hãy phân tích quy trình của chúng ta vượt ra ngoài phạm vi KPI. Chúng tôi sử dụng ứng dụng máy tính để bàn Power Automate Process Mining, nơi bạn có thể chỉnh sửa và phân tích các quy trình được tạo trong khả năng khai thác quy trình.

1. Từ thanh lệnh của trang báo cáo phân tích, chọn Tải xuống ứng dụng Process Mining để tải xuống.

2. Trên thanh công cụ, chọn môi trường ở góc trên bên phải.

3. Tìm kiếm quy trình bạn đã tạo bằng khả năng khai thác quy trình trong Power Automate (Quy trình hoàn tiền AP).

4. Để hiển thị chế độ xem mặc định, hãy chọn Mặc định.

   Dựa trên cài đặt của bạn, mô hình quy trình là:

   • Đã tải xuống máy tính cục bộ của bạn và được phân tích tại chỗ
   • Lưu trữ và phân tích trên đám mây (xem trước). Bạn sẽ được thông báo về tính khả dụng của tùy chọn này bằng tin nhắn ở đầu ứng dụng của bạn.

   

   Tìm hiểu thêm về cách thiết lập tùy chọn mới trong Cài đặt ứng dụng.

   Bạn đã sẵn sàng sử dụng các tính năng nâng cao của ứng dụng máy tính để bàn Process Mining.

5. Trên thanh công cụ bảng điều khiển Tùy chỉnh , chọn Tần suất (biểu tượng đầu tiên), sau đó chọn Số ca bệnh trong menu thả xuống Số liệu .

   

   Bản đồ quy trình hiển thị số lượng trường hợp của quy trình bao gồm hoạt động được chỉ định tại mỗi nút.

6. Trên bảng điều khiển Tùy chỉnh , chọn biểu tượng đồng hồ, sau đó chọn Thời lượng trung bình từ menu thả xuống.

   Lưu ý rằng bước Hoàn tiền bằng phiếu giảm giá đặc biệt có thời gian thực hiện trung bình dài hơn so với các bước khác.

   

7. Trên bảng điều khiển Tùy chỉnh , chọn Tài chính (biểu tượng tờ giấy), sau đó chọn Trung bình từ trình đơn thả xuống Số liệu .

   Lưu ý rằng cùng một bước Hoàn tiền bằng Phiếu giảm giá đặc biệt chỉ liên quan đến giá trị hóa đơn là 631,11 đô la, ít hơn một nửa so với hầu hết các bước khác.

   

8. Bước này có thể là ứng cử viên tốt cho việc điều tra thêm, vì vậy hãy chọn nút của bước này.

9. Trên bảng điều khiển Tùy chỉnh , chọn Tạo bộ lọc>Thuộc tính.

   

So sánh các đường dẫn với các chế độ xem khác nhau

Chúng tôi muốn so sánh các đường dẫn có bước Hoàn tiền bằng phiếu giảm giá đặc biệt này với các đường dẫn không có bước này nhưng thay vào đó có một bước khác gọi là Hoàn tiền bằng phiếu giảm giá tiêu chuẩn. Hãy lọc các đường dẫn có Hoàn tiền bằng Phiếu giảm giá đặc biệt và không có Hoàn tiền bằng Phiếu giảm giá tiêu chuẩn. Chúng ta cũng hãy lọc các đường dẫn cóHoàn tiền bằng Phiếu mua hàng tiêu chuẩn và không cóHoàn tiền bằng Phiếu mua hàng đặc biệt.

Tạo chế độ xem 'Hoàn tiền bằng Phiếu giảm giá đặc biệt'

1. Trên trang Lọc , hãy đảm bảo rằng Hoàn tiền bằng Phiếu giảm giá đặc biệt được chọn trong trường giữ bất kỳ giá trị nào .

2. Trên thanh lệnh, chọn Thêm bộ lọc>Thuộc tính.

3. Lần này, hãy chọn Không bao gồm từ trình đơn thả xuống Lọc kết quả .

4. Trên tab Danh sách , chọn Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng tiêu chuẩn để đặt vào trường giữ bất kỳ giá trị nào .

   Màn hình Lọc của bạn sẽ trông như thế này:

   

5. Ở góc dưới bên phải, chọn Áp dụng.

6. Trên thanh lệnh ở trên cùng, chọn Lưu>Lưu thành, sau đó nhập Hoàn tiền bằng Phiếu giảm giá đặc biệt>Lưu.

Tạo chế độ xem 'Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng chuẩn'

1. Quay lại màn hình bộ lọc bằng cách chọn nút Bộ lọc ở góc dưới bên trái của màn hình.

2. Xóa tiêu chí Bộ lọc và lặp lại các bước từ 1 đến 4 của phần trước, nhưng chọn Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng chuẩn ở bước 1 và Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng đặc biệt ở bước 4.

3. Trên thanh lệnh ở trên cùng, chọn Lưu>Lưu thành, sau đó nhập Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng tiêu chuẩn>Lưu.

So sánh chế độ xem

Bạn đã tạo ra hai góc nhìn khác nhau. Một chế độ xem hiển thị các đường dẫn có bước Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng đặc biệt nhưng không có bước Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng tiêu chuẩn (Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng đặc biệt). Quan điểm còn lại là ngược lại (Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng tiêu chuẩn). Chúng ta hãy so sánh hai quan điểm này.

1. Trên bảng bên trái, chọn So sánh quy trình.

2. Bên dưới ô So sánh , chọn Thêm lớp.

3. Từ menu thả xuống Lượt xem , chọn Hoàn tiền bằng Phiếu giảm giá đặc biệt>Thêm lớp.

   Bản đồ quy trình được tạo ra là sự so sánh của hai chế độ xem.

4. Trong bảng điều khiển Tùy chỉnh , hãy đảm bảo rằng Thời lượng trung bình được chọn làm số liệu.

5. Lưu chế độ xem này dưới dạng Chuẩn so với Đặc biệt.

Hiểu bản đồ quy trình với các chế độ xem khác nhau

Các nút màu xanh lá cây biểu thị các bước chung cho cả hai chế độ xem. Nút màu đỏ biểu thị bước chỉ diễn ra trong quy trình có chứng từ đặc biệt (như được chỉ ra trong chú thích So sánh ). Các nút màu xanh biểu thị các bước chỉ diễn ra trên các đường dẫn có chứng từ chuẩn.

1. Mở rộng bảng Tùy chỉnh bằng cách chọn Tùy chỉnh trên thanh điều hướng bên phải.

2. Chọn Hiệu suất (biểu tượng đồng hồ).

3. Từ trình đơn thả xuống Số liệu , chọn Thời lượng trung bình.

Theo quy trình trong Phân tích quy trình (trước đó trong bài viết này), chỉ có chín trường hợp được Hoàn tiền bằng Phiếu giảm giá đặc biệt. Theo bản đồ so sánh quy trình trong phần này, trung bình quá trình này kéo dài gần 17 giờ.

Lưu ý rằng các trường hợp có bước Hoàn tiền bằng phiếu mua hàng tiêu chuẩn cũng có khả năng hóa đơn bị từ chối như nút màu xanh lam, biểu thị cho bước Từ chối hóa đơn đề xuất. Bước Từ chối hóa đơn này chỉ chiếm trung bình 2,8 giờ cho quy trình.

Dựa trên những hiểu biết có được từ phân tích này, chúng ta hãy tóm tắt những phát hiện, đưa ra kết luận và đưa ra một số khuyến nghị cho quá trình này.

Tóm tắt thông tin chi tiết

• Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng đặc biệt:

  • Chỉ diễn ra một vài lần trong quá trình này so với các bước khác.

  • Có lượng tiền chảy qua tương đối thấp.

  • Tăng đáng kể thời gian trung bình của toàn bộ quá trình.

• Hoàn tiền với Phiếu mua hàng tiêu chuẩn:

  • Những trường hợp thực hiện bước này cũng có hóa đơn bị từ chối sau đó. Điều này gây ra việc phải làm lại và kéo dài thêm thời gian trung bình của quá trình.

Những cân nhắc khi chọn voucher đặc biệt hoặc voucher tiêu chuẩn

Tổ chức này có hai cách để hoàn tiền bằng phiếu mua hàng: Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng đặc biệt hoặc Hoàn tiền bằng Phiếu mua hàng tiêu chuẩn. Đôi khi, cách sau có thể gây ra một số việc phải làm lại vì một số hóa đơn sau đó bị từ chối. Ngoài ra, việc sử dụng phiếu giảm giá đặc biệt sẽ không bao giờ khiến hóa đơn bị từ chối. Điều này có thể khiến người ta nghĩ rằng sử dụng một phiếu giảm giá đặc biệt là giải pháp phù hợp nhất.

Tuy nhiên, khả năng từ chối hóa đơn thông qua chứng từ tiêu chuẩn giúp tổ chức tiết kiệm thời gian hơn so với việc sử dụng chứng từ đặc biệt. Điều này không bao giờ khiến hóa đơn bị từ chối—sự khác biệt về thời gian trung bình là khoảng 13,79 giờ.

Đề xuất

Một tổ chức nên tập trung vào việc sử dụng chứng từ tiêu chuẩn thay vì chứng từ đặc biệt vì chỉ một vài chứng từ đặc biệt cũng có thể làm tăng đáng kể thời gian cho quy trình.

Một tổ chức nên tiến hành phân tích sâu hơn để xác định lý do tại sao việc sử dụng hóa đơn chuẩn thường khiến hóa đơn bị từ chối. Nếu họ có thể tìm ra giải pháp khắc phục vấn đề này, tổ chức có thể triển khai để cải thiện quy trình hơn nữa.

Để tìm hiểu thêm về cách tận dụng các khả năng nâng cao của Power Automate Khai thác quy trình, hãy truy cập Tổng quan về Power Automate Khai thác quy trình.