Урок: Започнете с възможността за извличане на процеси

Този урок ви позволява да изпитате възможността за извличане на процеси с примерни данни. В този урок създавате процес, импортирате данни и след това ги анализирате.

Изтегляне на примерните данни

За урока за извличане на процеси изтеглете примерния CSV файл на регистъра на събитията:

• Английска версия
• Френска версия

Примерните данни в този урок са само за илюстрация и са фиктивни. Никаква реална асоциация не е преднамерена и не бива да се подразбира.

Създайте процес

1. Влезте в Power Automate.
2. Изберете средата.
3. В навигационния екран вляво изберете Процес на извличане на данни.
4. В секцията Създаване на нов процес изберете Старт тук.
5. В екрана Създаване на нов процес въведете име на процес и след това изберете Импортиране на данни.
6. (По избор) Въведете описание на вашия процес.
7. Изберете Продължение.
8. (По избор) Изберете Power BI работно пространство, към което да прикачите процеса си, и дайте име на отчета си.
9. Изберете Продължение.

Импортиране на данни

1. В екрана Избор на източник на данни изберете Текст/CSV.

2. Под заглавието Настройки за връзка изберете Качване на файл (визуализация).

3. Изберете Преглед.

4. Намерете и изберете SampleData_AP_Refunds_Financial_EventLog.csv, който сте изтеглили по-рано.

5. Изберете Отвори.

   

6. Ако бъдете помолени да се удостоверите, изберете Вход и следвайте подканите.

7. Изберете Напред.

8. Когато видите Power Query, която ви позволява да трансформирате данните си, изберете Напред.

9. Съпоставете името на атрибута от примерни данни с типа на атрибута, както е подходящо. В тази извадка атрибутите на данните, които променяте, са InvoiceValue, Resource, StartTimestamp, EndTimestamp, CaseId и ActivityName.

   Когато приключите, съпоставянето на атрибути трябва да изглежда като следната екранна снимка.

   

10. Изберете Записване и анализиране. Анализът може да отнеме няколко минути.

    Когато процесът на анализ приключи, виждате карта на процеса и табло за управление с други прозрения за вашия процес. На таблото за управление можете да видите много показатели, които могат да ви помогнат да анализирате процеса си. За да научите как да анализирате картата и показателите на процеса, отидете на Визуализиране и получете информация от процесите във възможностите за извличане на процеси.

    

Анализиране на процес

Нека изведем анализа на нашия процес отвъд KPI. Използваме настолното Power Automate приложение Process Mining, където можете да редактирате и анализирате вашите процеси, създадени във възможността за извличане на процеси.

1. От командната лента на страницата с отчети за анализ изберете Изтегляне на приложението Process Mining, за да го изтеглите.

2. В лентата с инструменти изберете средата горе вдясно.

3. Потърсете процеса, който сте създали с възможността за извличане на процеса в Power Automate (AP Refunds Process).

4. За да покажете изгледа по подразбиране, изберете По подразбиране.

   Въз основа на вашите настройки моделът на процеса е:

   • Изтеглено на вашия локален компютър и анализирано локално
   • Съхранява се и анализира в облака (предварителен преглед). Ще бъдете уведомени за наличността на тази опция със съобщение в горната част на вашето приложение.

   

   Научете повече за задаването на новата опция в Настройки на приложението.

   Готови сте да използвате разширените възможности на настолното приложение Process Mining.

5. В лентата с инструменти на панела Персонализиране изберете Честота (първата икона) и след това изберете Брой случаи в падащото меню Показател.

   

   Картата на процеса показва броя на случаите на процеса, които включват дейността, посочена във всеки възел.

6. В панела Персонализиране изберете иконата на часовника и след това изберете Средна продължителност от падащото меню.

   Имайте предвид, че стъпката "Възстановяване със специален ваучер " има дълга средна продължителност в сравнение с други стъпки.

   

7. В панела Персонализиране изберете Финанси (иконата на лист хартия) и след това изберете Средна стойност от падащото меню Показател.

   Забележете, че същата стъпка за възстановяване със специален ваучер включва само $631.11 стойност на фактурата, което е по-малко от половината от повечето други стъпки.

   

8. Тази стъпка може да е добър кандидат за допълнително проучване, така че изберете възела на тази стъпка.

9. В панела Персонализиране изберете Създаване на атрибути> на филтъра.

   

Сравняване на пътища с различни изгледи

Искаме да сравним пътищата, които имат тази стъпка "Възстановяване на сумата със специален ваучер ", с пътищата, които нямат тази стъпка, но вместо това имат друга стъпка, наречена "Възстановяване на суми със стандартен ваучер". Нека филтрираме пътищата, които имат възстановяване със специален ваучер и невъзстановяване със стандартен ваучер. Нека също така филтрираме пътища свъзстановяване на суми със стандартен ваучер и безвъзстановяване със специален ваучер.

Създайте изгледа "Възстановяване със специален ваучер"

1. На страницата Филтриране се уверете, че Възстановяване на сумата със специален ваучер е избрано в полето за задържане на някоя от стойностите .

2. В командната лента изберете Добавяне на атрибути> на филтъра.

3. Този път изберете Не включва от падащото меню Филтриране на резултатите .

4. В раздела Списък изберете Възстановяване на суми със стандартен ваучер , за да го поставите в полето за задържане на някоя от стойностите .

   Екранът ви за филтриране трябва да изглежда така:

   

5. В долния десен ъгъл изберете Прилагане.

6. В командната лента в горната част изберете Запазване на запиши като> и след това въведетеВъзстановяване със Запазване на специален ваучер>.

Създайте изгледа "Възстановяване на суми със стандартен ваучер"

1. Върнете се към екрана на филтъра, като изберете бутона Филтър в долния ляв ъгъл на екрана.

2. Изчистете зададените критерии за филтриране и повторете стъпки от 1 до 4 от предишния раздел, но изберете Възстановяване на суми със стандартен ваучер в стъпка 1 и Възстановяване на суми със специален ваучер в стъпка 4.

3. В командната лента в горната част изберете Запиши като> и след това въведетеВъзстановяване със стандартно запазване на ваучера >.

Сравняване на изгледи

Създадохте два различни изгледа. Един изглед показва пътищата, които имат стъпката Възстановяване на сумата със специален ваучер , но не и стъпката Възстановяване със стандартен ваучер (Възстановяване със специален ваучер). Другият изглед е обратен (възстановяване със стандартен ваучер). Нека сравним тези две гледни точки.

1. В левия панел изберете Сравняване на процеса.

2. Под плочката Сравняване изберете Добавяне на слой .

3. От падащото меню Изгледи изберете Възстановяване на сумата със слой> Добавяне на специален ваучер.

   Картата на процеса, която се създава, е сравнение на двата изгледа.

4. В панела Персонализиране се уверете, че Средна продължителност е избрана като показател.

5. Запазете този изглед като Стандартен срещу Специален.

Разбиране на картата на процеса с различни изгледи

Зелените възли представляват стъпки, общи за двата изгледа. Червеният възел представлява стъпката, която се извършва само в процеса със специален ваучер (както е посочено в легендата за сравнение ). Сините възли представляват стъпки, които се извършват само в пътищата със стандартен ваучер.

1. Разгънете панела Персонализиране , като изберете Персонализиране в дясната лента за навигация.

2. Изберете Производителност (иконата на часовника).

3. От падащото меню Показател изберете Средна продължителност.

От процедурата в Анализиране на процес (по-рано в тази статия) имаше само девет случая с възстановяване със специален ваучер. Средно процесът се удължава с почти 17 часа според картата за сравнение на процеса в този раздел.

Обърнете внимание, че случаите, които имат стъпката "Възстановяване на сумата със стандартен ваучер ", също имат възможност фактурите да бъдат отхвърлени, както предлага синият възел, който представлява стъпката "Отхвърляне на фактура ". Тази стъпка за отхвърляне на фактура допринася средно само за 2.8 часа за процеса.

Въз основа на прозренията, които извлякохме от този анализ, нека обобщим нашите констатации, да направим заключение и да предложим някои препоръки за този процес.

Обобщена информация

• Възстановяване на сумата със специален ваучер:

  • Извършва се само няколко пъти в процеса в сравнение с други стъпки.

  • Има относително ниско количество пари, преминаващи през него.

  • Значително увеличава средната продължителност на целия процес.

• Възстановяване на сумата със стандартен ваучер:

  • В случаите с тази стъпка фактурите също се отхвърлят впоследствие. Това води до преработка и добавя известно време към средната продължителност на процеса.

Съображения за избор на специален или стандартен ваучер

Тази организация има два начина за възстановяване на суми с помощта на ваучери: Възстановяване на суми със специален ваучер или Възстановяване със стандартен ваучер. Последното понякога може да доведе до известна преработка, тъй като някои от тези фактури впоследствие се отхвърлят. Алтернативно, използването на специалния ваучер никога не води до отхвърляне на фактура. Това може да накара да изглежда, че използването на специален ваучер трябва да бъде последователният начин на действие.

Въпреки това, възможността фактурата да бъде отхвърлена чрез стандартен ваучер спестява на организацията повече време, отколкото използването на специален ваучер. Това никога не води до отхвърляне на фактурата – разликата в средната продължителност е приблизително 13,79 часа.

Препоръка

Една организация трябва да се съсредоточи върху използването на стандартни ваучери срещу специални ваучери, защото само няколко специални ваучера могат да добавят много време към процеса.

Организацията трябва да направи допълнителен анализ, за да определи защо използването на стандартната фактура често причинява отхвърляне на фактура. Ако успеят да открият лекарство за това, организацията може да го приложи, за да подобри допълнително процеса.

За да научите повече за това как да се възползвате от разширените възможности на Power Automate Process Mining, отидете на Общ преглед на Power Automate Process Mining.