Hướng dẫn: Bắt đầu với khả năng khai thác tác vụ

Hướng dẫn này với dữ liệu mẫu cho phép bạn trải nghiệm khai thác tác vụ trong khả năng khai thác quy trình. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ:

• Nhập một giải pháp
• Xem bản ghi mẫu
• Phân tích một quá trình
• Thu thập thông tin chi tiết với sơ đồ quy trình
• Xem số liệu với các kết hợp và biến thể hoạt động
• Xác định các cơ hội tự động hóa

Đối với hướng dẫn khai thác nhiệm vụ, hãy tải xuống Người dùng ghi lại dữ liệu demo. Để biết hướng dẫn khai thác quy trình, hãy truy cập Hướng dẫn: Bắt đầu với khả năng khai thác quy trình.

Chuẩn bị cho việc khai thác nhiệm vụ

1. đăng nhập vào Power Automate.

2. Chọn môi trường của bạn.

3. Trên ngăn điều hướng bên trái, chọn Khai thác quy trình> Các quy trình.

Nhập giải pháp

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ nhập một giải pháp đã có sẵn các bản ghi mẫu.

1. Trên ngăn điều hướng bên trái, chọn Giải pháp.

2. Trong thanh công cụ ở trên cùng, hãy chọn Giải pháp nhập khẩu.

3. Lựa chọn Duyệt.

4. Tải xuống RPA trong một ngày tệp .zip và mở nó.

5. Chọn Tiếp theo.

6. Lựa chọn Nhập khẩu và chờ giải pháp được nhập vào.

Xem bản ghi mẫu

1. Sau khi bạn đã nhập thành công tệp .zip, trên ngăn điều hướng bên trái, hãy chọn Khai thác quy trình> Tất cả các quy trình bên dưới các thẻ quy trình.

2. Chọn Quy trình gửi hóa đơn.

   Lưu ý

   Nếu đây là lần đầu tiên bạn truy cập vào khả năng khai thác quy trình, hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn Các quy trình ít nhất một lần và chờ đợi cho đến khi Chuẩn bị mọi thứ vòng quay tải đã biến mất trước khi nhập. Nếu bạn cố gắng nhập RPA vào giải pháp Ngày mà không khởi tạo trước Các quy trình phần khả năng khai thác quy trình, bạn chỉ thấy một vài bản ghi trong giải pháp được nhập.

   Bạn có thể xem một số bản ghi hiện có bên dưới Bản ghi âm.

3. Để chắc chắn bạn thấy toàn bộ danh sách các bản ghi hiện có, hãy chọn Xem tất cả.

4. Quay lại Quy trình gửi hóa đơn bằng cách chọn nó từ đường dẫn ở đầu trang.

Khám phá các tính năng

Bạn sẽ thấy các tính năng sau:

• Bản ghi âm mới : Tạo bản ghi âm mới.

• Phân tích : Xem sơ đồ quy trình và thông tin chi tiết.

• Chia sẻ : Chia sẻ quy trình của bạn với các thành viên trong nhóm.

  Chủ sở hữu quy trình có thể chọn hai tùy chọn vai trò khi chia sẻ với người dùng khác: người đóng góp và người đồng sở hữu. Các Người đóng góp vai trò này cung cấp cho người dùng khả năng tải bản ghi âm của riêng họ lên quy trình. Các Đồng sở hữu vai trò này cung cấp cho người dùng khả năng tải lên các bản ghi âm và chỉnh sửa các bản ghi âm khác.

• Phân tích : Phân tích một quy trình.

• Tạo tên hoạt động : Tạo tên hoạt động cho quy trình của bạn.

• Xóa tiến trình : Xóa tiến trình của bạn.

Phân tích một quá trình

Khi bạn phân tích một quy trình, khả năng khai thác quy trình sẽ phân tích các bản ghi hiện có để xác định bất kỳ điểm nghẽn nào trong quy trình kinh doanh.

1. Lựa chọn Phân tích.

   Quá trình phân tích sẽ mất vài phút để hoàn tất. Trong quá trình này, một thông báo trạng thái sẽ hiển thị bên dưới Bản ghi âm mới cái nút.

2. Nếu bạn gặp lỗi trong giai đoạn phân tích, hãy chọn Phân tích để kích hoạt hành động này một lần nữa.

3. Khi nó được thực hiện xong, bạn sẽ thấy Trạng thái phân tích quy trình thay đổi thành Đã phân tích. Lựa chọn Phân tích để xem sơ đồ quy trình và thông tin chi tiết.

   Bước này có thể mất vài phút để hoàn tất sau khi phân tích được thực hiện.

Bố cục trang phân tích

Phần này giải thích những gì bạn có thể làm trên màn hình Phân tích .

Chú thích:

1. Tự động hóa hoạt động: Để hợp lý hóa quy trình tự động hóa, bạn có thể sử dụng tính năng Tự động hóa hoạt động . Tính năng này phát hiện xem người dùng có thực hiện hành động bằng ứng dụng có Power Automate hành động khả dụng, chẳng hạn như Microsoft Outlook hoặc Excel hay không. Khi chọn Tự động hóa hoạt động, một bản nháp Power Automate quy trình chứa các hành động có liên quan sẽ được tạo. Sau đó, người dùng có thể sửa đổi và tùy chỉnh quy trình dự thảo để tạo ra quy trình tự động cuối cùng.

2. Chú thích: Thông tin bổ sung về báo cáo, giúp họ hiểu rõ hơn về hình ảnh và dữ liệu được trình bày.

3. Quy trình: Thông tin chuyên sâu về quy trình được phân tích, bao gồm sơ đồ quy trình, phân tích thời gian cho từng biến thể và từng tác giả bản ghi.

4. Ứng dụng: Thông tin về các ứng dụng được sử dụng trong bản ghi âm. Điều này bao gồm các ứng dụng mà tác giả sử dụng, tần suất sử dụng và sự chuyển đổi giữa các ứng dụng. Báo cáo này giải thích nên sử dụng trình kết nối nào khi triển khai tự động hóa cho quy trình và nơi có thể sử dụng luồng máy tính để bàn vì hiện tại chưa có trình kết nối nào.

Mối quan hệ giữa các bước trong quy trình kinh doanh

Trong ví dụ trước, bạn sẽ thấy các bước khác nhau trong quy trình kinh doanh và thời lượng liên quan của chúng. Các bước này bao gồm:

• Tải xuống tệp đính kèm hóa đơn từ email (48 giây)

• Mở danh sách hóa đơn Excel (11,5 giây)

• Mở hóa đơn từ OneDrive (21 giây)

• Nhập thông tin chi tiết về hóa đơn (53,6 giây)

• Lưu và gửi (9 giây)

• Thông báo cho nhóm về việc nộp bài (26,67 giây)

Thu thập thông tin chi tiết với sơ đồ quy trình

Việc trực quan hóa và phân tích các quy trình được thực hiện thông qua sơ đồ quy trình. Bằng cách xem xét biểu đồ về cách thức thực hiện các quy trình kinh doanh, bạn có thể thu thập thông tin chi tiết về các lĩnh vực tiềm năng cần cải thiện.

Đi tới sơ đồ quy trình bằng cách chọn Phân tích>Sơ đồ quy trình.

Xem số liệu với các kết hợp và biến thể hoạt động

Phần này giải thích các thanh Biến thể theo tần suất ở bảng bên phải. Bản đồ quy trình tương ứng nằm ở bảng bên trái.

Trên bản đồ quy trình, bạn có thể quan sát nhiều tổ hợp và biến thể hoạt động khác nhau được hiển thị riêng lẻ. Biến thể quy trình biểu thị một trình tự riêng biệt từ đầu đến cuối quy trình. Nó giống như một 'con đường mòn' trong quá trình này, khác biệt so với các phương án khác ở ít nhất một hoạt động. Bản đồ quy trình cũng cung cấp các số liệu bổ sung như tần suất hoạt động và thời gian thực hiện. Tần suất hoạt động cho biết tổng số bản ghi hoặc trường hợp đi qua nó. Thời gian xử lý đo khoảng thời gian giữa sự kiện đầu tiên của trường hợp và sự kiện cuối cùng.

Bằng cách chọn thanh đầu tiên trên bản đồ quy trình, bạn có thể xem biến thể quy trình thường xuyên nhất, đó là hóa đơn gửi qua email. Có thể mất một thời gian để mọi thay đổi được phản ánh trên biểu đồ.

Xác định các cơ hội tự động hóa

Bạn có thể thấy rằng mọi người dành nhiều thời gian để nhập thông tin vào ứng dụng. Điều này giúp xác định cơ hội để tự động hóa quy trình.

Xem dữ liệu phân tích

1. Bỏ chọn Biến 1 bằng cách chọn bất kỳ khoảng trống nào trong vùng Biến thể theo tần suất .

2. Hãy xem dữ liệu phân tích hàng đầu. Thời gian xử lý trung bình là 1,47 phút cho năm bản ghi âm.

   

3. Phân tích các bảng thông tin số liệu theo thời gian khác.

   • Hoạt động theo thời gian trung bình tính bằng giây: Lưu ý rằng Nhập thông tin chi tiết về hóa đơn và Tải xuống hóa đơn là những thao tác mất nhiều thời gian nhất.

     

   • Ghi lại thời gian trung bình tính bằng phút: Lưu ý rằng một số người (Preston Morales và Shakti Menon) mất nhiều thời gian hơn những người khác.

     

4. Chọn tab Ứng dụng để xem thông tin chi tiết về những ứng dụng đã được sử dụng.

   Có thể mất một lúc để tải báo cáo.

   • Bằng cách cung cấp thông tin về các ứng dụng được sử dụng trong quy trình kinh doanh, tần suất sử dụng và lượng thời gian dành cho mỗi ứng dụng, báo cáo này rất quan trọng để có được cái nhìn sâu sắc về quy trình.

   • Ví dụ: bảng thông tin cho thấy ứng dụng lập hóa đơn cũ, Outlook và Excel chiếm đáng kể thời gian sử dụng và hành động của các ứng dụng.

   • Hãy dành thời gian để làm quen với các báo cáo khác nhau.

     

5. Quay lại sơ đồ quy trình bằng cách chọn Quy trình.

6. Hãy xem tính năng tự động hóa hoạt động. Từ sơ đồ quy trình, bạn có thể thấy rằng khả năng khai thác quy trình đã làm nổi bật một số hoạt động có tiềm năng ứng dụng tự động hóa dựa trên ứng dụng.

7. Bắt đầu tạo luồng để tự động hóa bằng cách chọn Tự động hóa hoạt động ở trên cùng.

   Một tab sẽ mở ra trong trình duyệt và hiển thị trình thiết kế luồng. Các hành động được đề xuất phù hợp với các hoạt động từ sơ đồ quy trình sẽ tự động xuất hiện trên bảng bên phải. Ví dụ, một số trình kết nối email được đề xuất để bạn sử dụng nhằm tự động hóa hoạt động Tải tệp đính kèm hóa đơn từ email .